Journals (Jurnal Umum)
Tujuan dan cakupan
Halaman Jurnal Umum digunakan untuk menelusuri jurnal yang berasal dari transaksi SOLOG dan menyediakan jalur jurnal audit/manual. SOP ini mendokumentasikan filter, status, tombol otorisasi, daftar, dan form tambah kosong. Baris jurnal existing hanya dipakai untuk memahami konteks; kode, akun, branch, tanggal, memo, dan nominal tidak dicantumkan.
Pengguna dan peran
- Preparer/Accounting: meninjau atau menyiapkan jurnal manual sesuai kebijakan.
- Reviewer/Chief Accounting: memeriksa keseimbangan debit-kredit, sumber, dan periode.
- Approver/Poster: menggunakan Setujui atau Posting hanya setelah otorisasi.
- Process owner: memastikan jurnal generated dari AP/AR/Inventory/Operational/Cash tidak digandakan manual.
Nama PIC belum ditetapkan; rujuk 04 - Matriks PIC dan RACI Proses SOLOG.
Navigasi dan filter
Finance & Accounting → Journals
- Daftar:
#!/keuangan/journal - Form tambah jurnal:
#!/keuangan/journal/create - Filter pada panel atas: Branch, Periode (rentang tanggal), Tipe Transaksi, Status, dan checkbox Tampilkan jurnal non-audit.
- Aksi panel filter: Reset dan Export Excel. Tidak dijalankan pada dokumentasi.
- Aksi daftar: Filter, Setujui, Posting, Add Favorit, Add Audit, Add, dan Check All.
- Page size 10/25/50/100/All, pencarian, pengurutan, pagination.
- Kolom daftar: Status, Branch, Tanggal, Kode Jurnal, Debet, Kredit, Keterangan, Tipe, dan aksi.
Keterangan penanda daftar
| No. | Elemen | Fungsi/kontrol |
|---|---|---|
| 1 | Branch filter | Membatasi jurnal ke branch tertentu. |
| 2 | Periode | Menentukan rentang tanggal jurnal. |
| 3 | Tipe Transaksi | Menyaring sumber/jenis jurnal. |
| 4 | Status | Menyaring Draft/Disetujui/Posting atau status lain yang tersedia. |
| 5 | Non-audit | Menampilkan jurnal non-audit bila diperlukan; kebijakan penggunaannya belum diputuskan. |
| 6 | Reset/Export | Reset filter dan ekspor daftar. Tidak dijalankan pada sesi read-only. |
| 7 | Setujui/Posting | Aksi otorisasi dan posting; tidak ditekan karena mengubah status/data. |
| 8 | Add controls | Add Favorit, Add Audit, Add, dan Check All. Jalur Add dibuka langsung untuk form kosong; aksi lain tidak dijalankan. |
| 9 | Page size | Jumlah baris per halaman. |
| 10 | Pencarian | Mencari jurnal. |
| 11 | Header daftar | Status, Branch, Tanggal, Kode Jurnal, Debet, Kredit, Keterangan, Tipe, dan aksi. Body transaksi tidak ditampilkan pada aset. |
Prasyarat dan master data
- Accounts/Chart of Accounts dan Default Account aktif.
- Branch, periode terbuka, tipe transaksi, dan status workflow dipahami.
- Jurnal sumber (AP, AR, Cash/Bank, Inventory, Warehouse, Operational, Vehicles/TyMS, Fixed Asset) sudah memiliki referensi.
- Jurnal manual harus memiliki memo, akun debet/kredit, kategori kas bila berlaku, dan bukti/approval.
- System of record (SOLOG, Accurate, atau manual) serta rekonsiliasi periode sudah diputuskan.
Struktur form Add Jurnal Umum
Form berjudul Tambah Jurnal Umum dengan bagian header dan tabel Detail Jurnal.
| Bagian | Field/kontrol | Catatan |
|---|---|---|
| Header | Branch | Pilihan branch; nilai uji ditutup pada gambar. |
| Header | Tipe Transaksi * | Pilihan tipe jurnal. |
| Header | Tanggal Transaksi * | Tanggal jurnal; form uji menampilkan tanggal default yang disamarkan. |
| Header | Keterangan | Memo jurnal. |
| Detail Jurnal | Tombol + | Menambah baris detail; tidak ditekan saat dokumentasi. |
| Detail Jurnal | Akun | Akun debet/kredit. |
| Detail Jurnal | Kategori Kas | Kategori kas bila jurnal berdampak kas. |
| Detail Jurnal | Debet/Credit | Nilai sisi jurnal; form kosong menampilkan 0 dan tidak diisi. |
| Detail Jurnal | Keterangan | Narasi per baris. |
| Aksi | Kembali | Kembali ke daftar. |
| Aksi | Save | Menyimpan jurnal; terlihat disabled pada form kosong dan tidak ditekan. |
Alur SOP penggunaan
- Pastikan sumber jurnal dan periode yang akan diperiksa sudah ditentukan.
- Buka Jurnal Umum, atur Branch, Periode, Tipe Transaksi, dan Status. Gunakan checkbox non-audit hanya bila kebijakan mengizinkan.
- Periksa header daftar tanpa menyalin isi transaksi; cari duplikasi dan jurnal yang tidak seimbang.
- Buka detail secara read-only untuk memeriksa akun, memo, referensi sumber, debit, kredit, dan status. Detail existing tidak dibuka pada sesi dokumentasi.
- Untuk jurnal manual yang benar-benar diperlukan, buka Add dan isi header serta baris Detail Jurnal sesuai voucher yang disetujui.
- Pastikan total debit = total kredit, akun aktif, kategori kas tepat, tanggal berada pada periode terbuka, dan memo menjelaskan sumber.
- Simpan hanya oleh preparer berwenang; reviewer menggunakan Setujui setelah bukti lengkap.
- Posting dilakukan oleh poster berwenang setelah approval dan pengecekan rekonsiliasi. Jangan gunakan Posting untuk memperbaiki jurnal yang salah; gunakan prosedur koreksi/reversal.
- Rekonsiliasi hasil jurnal ke modul sumber, laporan Finance, dan Accurate/manual sesuai keputusan system of record.
Variasi alur
- Generated vs manual: jurnal generated harus ditelusuri ke transaksi sumber; jurnal manual tidak boleh menggandakan AP/AR/Cash/Inventory/Operational.
- Audit vs non-audit: status/checkbox menentukan tampilan; arti dan kewenangan jurnal non-audit perlu konfirmasi.
- Draft → Disetujui → Posting: daftar memperlihatkan status dan tombol Setujui/Posting, tetapi transisi aktual tidak dijalankan.
- Jurnal kas: gunakan Kategori Kas dan tautkan ke 24 - Cash Bank Transactions bila berdampak rekening.
- Koreksi: gunakan Nota/Koreksi atau jurnal reversal yang disahkan, bukan mengedit jurnal posted.
Keluaran, lampiran, dan hubungan
- Keluaran: jurnal dengan status, branch, tanggal, kode, debit, kredit, memo, tipe, dan detail akun.
- Filter memiliki Export Excel; ekspor dan print tidak dijalankan pada dokumentasi.
- Hubungan: 24 - Cash Bank Transactions, 25 - Cash Advances, 26 - Cash Count, 12 - Payable Payment, 15 - Receivable Payments, 30 - Report Finance dan Accounting, 31 - Closing, Inventory/Warehouse, Operational/TyMS, dan Fixed Asset.
- Buku resmi dan posting akhir harus dipetakan ke SOLOG–Accurate–manual; lihat 32 - Batas Sistem dan Rekonsiliasi SOLOG Accurate.
Checklist
- Branch dan periode benar serta terbuka.
- Sumber/generated atau manual teridentifikasi.
- Tidak ada jurnal duplikat.
- Akun, kategori kas, memo, dan referensi lengkap.
- Total debet = total credit.
- Bukti dan approval tersedia.
- Setujui/Posting dilakukan oleh role yang berwenang.
- Jurnal direkonsiliasi ke modul sumber dan buku resmi.
- Koreksi/reversal mengikuti prosedur terpisah.
Batasan verifikasi dan gap
- Daftar memuat transaksi existing; semua body/nilai/identitas tidak digunakan dalam SOP.
- Filter, Reset, Export Excel, Setujui, Posting, Add Favorit, Add Audit, Check All, detail, edit, hapus, dan pagination tidak dijalankan.
- Form Add dibuka kosong; tombol
+detail dan Save tidak ditekan. - Aturan approval, posting, journal preview, audit trail, reversal, recurring, attachment, dan integrasi Accurate belum diverifikasi.
- Hak akses, segregation of duties, periode closing, serta PIC dan system of record perlu keputusan OLR.
Bukti visual
- Daftar beranotasi:
_assets/Screenshot/05 - Keuangan/27 - Journals - Daftar - Anotasi.png - Form kosong beranotasi:
_assets/Screenshot/05 - Keuangan/27 - Journals - Form Add - Anotasi.png