Batas Sistem dan Rekonsiliasi SOLOG–Accurate–Manual
Tujuan
Panduan ini dipakai saat presentasi alur untuk menyepakati sistem resmi setiap domain Finance. Ia tidak menyatakan
bahwa SOLOG dan Accurate sudah terintegrasi. Bukti yang ada menunjukkan menu Finance di SOLOG serta konteks bahwa Finance
masih menggunakan Accurate dan sebagian proses dapat manual; model operasional, mapping, dan mekanisme rekonsiliasinya
harus diputuskan OLR.
Cara membacanya
- SOLOG: menu/field yang tersedia atau sudah dibuktikan pada SOLOG dev.
- Accurate: aplikasi Finance yang masih disebut digunakan dalam konteks dokumentasi OLR.
- Manual: dokumen sumber, berita acara, cutover sheet, atau kontrol yang dapat berada di luar aplikasi.
- System of record: satu sistem/dokumen yang disahkan sebagai sumber saldo resmi untuk domain tersebut.
Jangan mengasumsikan sinkronisasi
Menu, jurnal, atau saldo yang terlihat di SOLOG tidak membuktikan posting otomatis ke Accurate. Sebelum proses resmi,
OLR perlu mengesahkan owner data, arah pertukaran, frekuensi rekonsiliasi, bukti selisih, dan prosedur koreksi.
Peta keputusan
flowchart LR A["Dokumen sumber / transaksi"] --> B{"Dicatat di SOLOG?"} B -- "Ya atau sebagian" --> C["Validasi master, referensi, dan status SOLOG"] B -- "Tidak" --> D["Catat dasar manual / sistem lain"] C --> E{"System of record disahkan?"} D --> E E -- "Accurate" --> F["Posting atau input pada Accurate oleh PIC berwenang"] E -- "SOLOG" --> G["Posting atau input pada SOLOG oleh PIC berwenang"] E -- "Manual sementara" --> H["Register manual terkendali"] F --> I["Rekonsiliasi referensi, tanggal, pihak, akun, nilai, dan status"] G --> I H --> I I --> J{"Selisih?"} J -- "Tidak" --> K["Laporan / closing"] J -- "Ya" --> L["Analisis, bukti koreksi, checker, approver"] --> I
Matriks keputusan per domain
| Domain | Yang sudah diketahui dari SOLOG/konteks | Keputusan OLR yang wajib diisi | Bukti rekonsiliasi minimum | Fungsi yang perlu ditetapkan |
|---|---|---|---|---|
| Chart of Accounts dan Default Account | Menu Accounts serta Default Account sudah diverifikasi UI terbatas | Apakah chart/mapping resmi berada di Accurate, SOLOG, atau keduanya; siapa boleh mengubahnya | Daftar akun, mapping, tanggal efektif, log perubahan | Accounting master-data admin, Chief Accounting, Internal Control |
| Saldo awal akun | Daftar/form Saldo Akun sudah diverifikasi UI terbatas | Sumber cutover, tanggal efektif, anti-duplikasi dengan opening balance lain, buku resmi | Trial balance cutover, jurnal, checker sign-off | Accounting preparer, checker, Finance Manager |
| Saldo awal AP/AR | Saldo Hutang terverifikasi visual; Saldo Piutang terbaca dari DOM | Sumber saldo pihak lawan, aging, jatuh tempo, hubungan invoice/bill, system of record | Aging AP/AR, berita acara, jurnal, daftar selisih | AP/AR preparer, Accounting checker, Finance Manager |
| Saldo awal deposit | Deposit Supplier terbaca dari DOM; Deposit Customer terverifikasi visual terbatas | Penerapan saldo ke bill/invoice, refund, reversal, dan buku resmi | Register deposit, bukti pembayaran/penerimaan, saldo tersisa | AP/AR, Treasury/Cashier, Accounting |
| Customer/vendor finance | Contacts tersedia; master keuangan perlu mapping | Identitas, termin, pajak, rekening, dan master mana yang menjadi acuan | Master approved, perubahan master, daftar mapping | Master Data, Commercial/Purchasing, AP/AR |
| Pajak | Menu Taxes/Tax Invoice ada pada inventaris; UI Taxes belum diverifikasi | Tax code, rate, akun, tanggal efektif, pelaporan dan owner | Register pajak, dokumen pajak, rekonsiliasi output | Tax/Accounting, Finance Manager |
| Vendor Bill dan hutang | Menu Vendor Bills/Payables tersedia; detail proses belum disahkan | Three-way match, posting, approval, pembayaran, hubungan SOLOG–Accurate | PO/GR/bill, daftar hutang, payment proof | Purchasing, Receiving, AP, Treasury |
| Invoice, piutang, penerimaan | Menu Receivables/Receivable Payments tersedia | Nomor/seri, status invoice, receipt, aging, koreksi dan buku resmi | Invoice, AR aging, bank receipt, daftar selisih | Billing, AR, Cashier, Accounting |
| Kas/bank | Menu Cash/Bank tersedia dalam inventaris | Bank statement source, pembayaran, cut-off, dan akses payment | Bank statement, cash count, payment register | Cashier/Treasury, Accounting, Finance Manager |
| Nilai persediaan/aset | Menu Inventory/Fixed Asset tersedia; dampak jurnal belum terverifikasi | Perhitungan nilai, penyusutan, write-off, dan jurnal resmi | Stock/asset register, berita acara, jurnal | Inventory/Asset Accounting, Finance, Internal Control |
| Jurnal, laporan, dan closing | Menu tersedia; buku resmi dan posting belum diputuskan | Periode, approval closing/reopen, laporan resmi, penyimpanan bukti | Trial balance, laporan, checklist closing, approval | Accounting, Chief Accounting, Management/Auditor |
Urutan rekonsiliasi yang disarankan
- Tetapkan periode cutover dan tanggal efektif yang sama untuk semua domain terkait.
- Sahkan master rujukan: Branch, Customer, Supplier/Vendor, Accounts, Default Account, pajak, dan rekening/kas bila berlaku.
- Tentukan system of record untuk saldo awal, transaksi baru, jurnal, dan laporan/closing.
- Bandingkan referensi, tanggal, pihak, akun, nominal, mata uang/termin, status, dan dokumen pendukung.
- Catat selisih dalam register terkendali; pisahkan pembuat, checker, dan approver koreksi.
- Setelah selisih nol atau diterima secara formal, simpan berita acara dan kaitkan ke periode closing.
Hubungan dengan SOP Finance
- Master dan mapping: 00 - Accounts · 01 - Default Account
- Cutover: 02 - Account Opening Balance · 03 - Payable Opening Balance · 04 - Receivable Opening Balance · 05 - Supplier Deposit Opening Balance · 06 - Customer Deposit Opening Balance
- Proses lanjutan: 09 - Deposit Vendor · 10 - Deposit Customer · 11 - All Payables · 12 - Payable Payment · 13 - Vendor Bills · 14 - All Receivables · 15 - Receivable Payments · 27 - Journals · 31 - Closing
- Penetapan orang dan pemilik data: 04 - Matriks PIC dan RACI Proses SOLOG dan 05 - Register Master Data SOLOG.
Checklist keputusan presentasi
- System of record ditetapkan untuk setiap baris matriks.
- PIC preparer, checker, approver, dan rekonsiliator diisi tanpa rangkap yang tidak disetujui.
- Arah pertukaran data dan frekuensi rekonsiliasi disetujui.
- Bukti sumber, format register selisih, dan batas koreksi ditetapkan.
- Mapping Accounts/Default Account serta jurnal diuji pada transaksi trial yang disetujui.
- Laporan resmi dan otorisasi closing/reopen ditetapkan.
- Hasil keputusan diperbarui pada RACI dan Register Master Data.
Gap yang masih terbuka
- Integrasi dua arah, sinkronisasi otomatis, dan mekanisme API SOLOG–Accurate belum dibuktikan.
- Pemilik buku resmi per domain belum diputuskan OLR.
- UI Taxes belum dibuka karena navigasi browser timeout pada batch 8.
- Approval, posting, correction/reversal, dan audit trail Finance belum boleh diasumsikan dari dokumentasi menu.
Dasar dan batas bukti
Dokumen ini merangkum fakta yang sudah ditulis pada 00 - Gambaran Umum Finance dan Accounting, 01 - Peta Proses SOLOG, dan bagian Finance pada 05 - Register Master Data SOLOG. Ia tidak menambah klaim perilaku aplikasi; setiap keputusan system of record tetap harus disahkan OLR.