Cash Count (Penghitungan Kas Kecil)
Tujuan dan cakupan
Cash Count digunakan untuk mencatat penghitungan fisik kas kecil per branch dan membandingkannya dengan saldo buku, transaksi kas hari berjalan, serta kas bon. SOP ini mencakup tab daftar Cash count dan struktur form tambah yang terlihat di SOLOG dev. Nilai saldo pada form uji dan baris kas bon tidak ditulis; semua angka dan identitas pada gambar final disamarkan.
Pengguna dan peran
- Cashier/petugas kas: melakukan penghitungan fisik per denominasi.
- Treasury/Finance: memeriksa saldo awal, BKK/BKM, kas bon, dan selisih.
- Reviewer/approver: menyaksikan atau menyetujui hasil hitung sesuai kebijakan.
- Accounting: menentukan perlakuan jurnal dan rekonsiliasi.
PIC belum ditetapkan; gunakan 04 - Matriks PIC dan RACI Proses SOLOG setelah OLR menetapkan owner.
Navigasi dan tab
Finance & Accounting → Cash Count
- Daftar utama:
#!/keuangan/cash_count - Form tambah:
#!/keuangan/cash_count/create - Tab yang terlihat: Cash count dan Transaksi kas (
#!/keuangan/cash_count/cash_transaction). Tab Transaksi kas tidak dibuka dalam sesi ini. - Daftar menyediakan Filter, Add, page size 10/25/50/100/All, pencarian, pengurutan, pagination, dan aksi.
- Kolom daftar Cash count: Branch, Tanggal, Jumlah Saldo Akhir, Disetujui oleh, Keterangan, Status, dan aksi.
Keterangan penanda daftar
| No. | Elemen | Fungsi |
|---|---|---|
| 1 | Tab | Memilih Cash count; tab Transaksi kas tersedia sebagai jalur terkait. |
| 2 | Filter | Menyaring daftar berdasarkan kriteria yang disediakan sistem; tidak dijalankan saat dokumentasi. |
| 3 | Add | Membuka form Tambah Cash Count; route dibuka langsung secara read-only. |
| 4 | Page size | Mengatur jumlah baris. |
| 5 | Pencarian | Mencari data Cash count. |
| 6 | Header kolom | Menunjukkan branch, tanggal, saldo akhir, approval, keterangan, status, dan aksi. |
| 7 | Body daftar | Dev kosong pada inspeksi; tidak ada baris transaksi untuk disalin. |
| 8 | Pagination | Navigasi halaman. |
Prasyarat dan master data
- Branch kas dan petugas penghitung sudah ditentukan.
- Saldo awal, transaksi BKK Hari Ini (kas keluar), BKM Hari Ini (kas masuk), dan kas bon tersedia dari sumber yang sah.
- Denominasi uang fisik, lembar hitung, saksi, dan berita acara disiapkan.
- Cut-off waktu penghitungan disepakati agar transaksi kas tidak berubah selama hitung.
- Kebijakan toleransi selisih, approval, dan jurnal koreksi diketahui oleh Finance/Accounting.
Master Branch, Kas/Bank, akun, dan kas bon dicatat dalam 05 - Register Master Data SOLOG. System of record dan rekonsiliasi dengan Accurate/manual belum diputuskan.
Struktur form Tambah Cash Count
Form berjudul Tambah Cash Count dengan panel Penghitungan Kas Kecil dan Daftar Uang Kas.
Panel Penghitungan Kas Kecil
| Field | Karakteristik terlihat | Panduan |
|---|---|---|
| Branch | Pilihan branch | Pilih lokasi kas yang benar. Nilai uji disamarkan pada gambar. |
| Tanggal | Field tanggal | Tetapkan tanggal cut-off penghitungan. |
| Saldo Awal | Nilai sistem | Dipakai sebagai dasar; nilai aktual pada form uji disamarkan. |
| BKK Hari Ini | Nilai transaksi kas keluar | Pastikan mencakup transaksi sampai cut-off. |
| BKM Hari Ini | Nilai transaksi kas masuk | Pastikan mencakup transaksi sampai cut-off. |
| Saldo Akhir | Nilai terhitung | Cocokkan formula saldo dengan kebijakan; nilai uji disamarkan. |
| Total Kas Fisik | Nilai terhitung dari denominasi | Harus sama dengan total hitung uang fisik. |
| Total Kasbon | Nilai ringkasan kas bon | Cocokkan dengan pengajuan/pembayaran kas bon yang belum diselesaikan. |
| Keterangan | Narasi | Tulis penjelasan selisih, saksi, atau kondisi kas bila kebijakan mewajibkan. |
Tabel Daftar Uang Kas
Tabel memiliki kolom Nominal, Jumlah, dan Total. Form memuat beberapa pecahan uang; kolom Jumlah dapat diisi oleh petugas dan Total dihitung sistem. Baris dan nilai pada gambar final ditutup karena merupakan nilai uang/hasil hitung. Terdapat tombol ikon tambah/hapus pada DOM; perilaku perubahan baris tidak dijalankan.
Aksi
Kembali kembali ke daftar dan Save menyimpan hasil hitung. Keduanya terlihat pada DOM; tidak ditekan pada dokumentasi.
Alur SOP penggunaan
- Sepakati branch dan waktu cut-off; hentikan atau kendalikan transaksi kas selama penghitungan.
- Buka tab Cash count dan pastikan tidak ada hitung duplikat untuk tanggal/branch yang sama.
- Pilih Add lalu periksa Branch dan Tanggal.
- Tinjau Saldo Awal, BKK Hari Ini, BKM Hari Ini, dan Saldo Akhir yang dihitung sistem. Jangan mengubah nilai sistem tanpa dasar koreksi resmi.
- Hitung uang fisik per denominasi dan masukkan Jumlah pada tabel Daftar Uang Kas. Lakukan hitung ulang bersama saksi.
- Pastikan Total Kas Fisik dan Total Kasbon sesuai bukti, lalu jelaskan selisih pada Keterangan.
- Minta reviewer memeriksa saldo, denominasi, kas bon, dan berita acara. Jangan tekan Save sebelum otorisasi sesuai kebijakan.
- Setelah disimpan oleh PIC berwenang, ikuti status approval/rekonsiliasi. Status dan tombol approval tidak diuji pada sesi read-only.
- Jika ada surplus/shortage, buat koreksi melalui alur yang disetujui dan tautkan ke 24 - Cash Bank Transactions atau jurnal; jangan melakukan koreksi langsung untuk melewati kontrol.
- Tutup periode setelah hasil Cash Count, kas bon, kas/bank, jurnal, dan berita acara direkonsiliasi.
Variasi dan percabangan
- Branch berbeda: saldo awal, BKK/BKM, kas bon, dan daftar denominasi harus dihitung per branch; jangan mencampur kas.
- Selisih surplus: catat penyebab dan perlakuan penerimaan sesuai akun yang ditetapkan.
- Selisih shortage: lakukan investigasi, hitung ulang, dan minta approval sebelum koreksi atau penggantian.
- Kas bon belum selesai: Total Kasbon harus ditelusuri ke 25 - Cash Advances; jangan menganggapnya sebagai kas fisik.
- Transaksi kas hari berjalan: gunakan cut-off dan tab Transaksi kas untuk menelusuri sumber; tab tersebut belum diinspeksi pada sesi ini.
Keluaran, lampiran, dan hubungan antarmodul
- Keluaran: catatan Cash Count berisi branch, tanggal, saldo akhir, persetujuan, keterangan, status, dan rincian denominasi.
- Lampiran/berita acara foto atau tanda tangan tidak terlihat sebagai field pada form; kewajiban penyimpanan harus diputuskan OLR.
- Hubungan: 24 - Cash Bank Transactions, 25 - Cash Advances, 27 - Journals, 31 - Closing, dan tab Transaksi kas.
- SOLOG menampilkan proses Cash Count; buku resmi dan jurnal koreksi di Accurate/manual masih memerlukan keputusan system of record.
Checklist
- Branch dan tanggal cut-off benar.
- Saldo Awal, BKK, BKM, dan Saldo Akhir ditinjau.
- Denominasi dihitung dua kali dan disaksikan.
- Total Kas Fisik dan Total Kasbon cocok dengan bukti.
- Selisih dijelaskan dan disetujui.
- Keterangan/berita acara tersedia sesuai kebijakan.
- Tidak ada duplikasi Cash Count pada branch/tanggal yang sama.
- Save, approval, jurnal, dan closing dilakukan oleh PIC berwenang.
Batasan verifikasi dan gap
- Daftar Cash Count dev kosong; Filter, tab Transaksi kas, detail, dan status tidak dijalankan.
- Form kosong menampilkan nilai saldo sistem pada akun uji; semua nilai tersebut disamarkan pada aset final dan tidak masuk SOP.
- Formula Saldo Akhir, Total Kas Fisik, Total Kasbon, aturan cut-off, dan perlakuan selisih belum diverifikasi.
- Tombol Save terlihat namun tidak ditekan; approval, print, attachment, reverse, dan posting jurnal belum terverifikasi.
- PIC, saksi, limit toleransi, serta pemisahan SOLOG–Accurate–manual masih menunggu keputusan OLR.
Bukti visual
- Daftar beranotasi:
_assets/Screenshot/05 - Keuangan/26 - Cash Count - Daftar - Anotasi.png - Form kosong beranotasi:
_assets/Screenshot/05 - Keuangan/26 - Cash Count - Form Add - Anotasi.png