Cash Advances (Kas Bon)
Tujuan dan cakupan
Kas Bon digunakan untuk mengajukan uang muka kepada karyawan/vendor yang kemudian dibayar dan dipertanggungjawabkan. Bukti UI yang tersedia mencakup daftar pengajuan dan form tambah kosong. Tahap approval, pembayaran, realisasi/LPJ, dan settlement belum dijalankan sehingga prosedur tahap tersebut ditulis sebagai kontrol yang harus dikonfirmasi OLR, bukan sebagai fakta tombol yang sudah diverifikasi.
Pengguna dan peran
- Pemohon/karyawan: menyiapkan tujuan dan kebutuhan kas bon.
- Finance/Treasury: memeriksa akun, jatuh tempo, ketersediaan kas, dan pembayaran.
- Approver: menilai kebutuhan dan nominal sesuai limit.
- Accounting: memeriksa akun bon sementara, jurnal, serta penyelesaian LPJ.
Nama PIC belum diisi; tetapkan melalui 04 - Matriks PIC dan RACI Proses SOLOG.
Navigasi dan daftar
Finance & Accounting → Kas Bon
- Daftar:
#!/keuangan/kas_bon - Form tambah:
#!/keuangan/kas_bon/create - Kontrol yang terlihat: Filter, Add, page size 10/25/50/100/All, pencarian, pengurutan kolom, pagination, dan aksi pada baris.
- Kolom daftar: No. Kasbon, Branch, Karyawan, Tanggal, Jumlah Kasbon, Jumlah Disetujui, Keperluan, Re-approval, Status Pembayaran, dan aksi.
Keterangan penanda daftar
| No. | Elemen | Fungsi |
|---|---|---|
| 1 | Filter | Menyaring daftar kas bon; kriteria belum dijalankan pada inspeksi. |
| 2 | Add | Membuka form pengajuan kas bon. Route form dibuka langsung untuk inspeksi, tanpa menyimpan. |
| 3 | Page size | Mengatur jumlah baris per halaman. |
| 4 | Pencarian | Mencari data daftar. |
| 5 | Header kolom | Menunjukkan atribut identifikasi, nominal, keperluan, re-approval, dan status pembayaran. |
| 6 | Body kasbon | Baris existing ditutup total pada aset; jangan menyalin nomor, nama, branch, tanggal, nilai, atau keperluan. |
| 7 | Pagination | Berpindah halaman daftar. |
Prasyarat dan master data
- Branch dan pengguna berhak mengajukan.
- Master Vendor/Karyawan tersedia dan pihak pengajuan dapat diverifikasi.
- Akun bon sementara/kas tersedia; form dev menampilkan pilihan akun default untuk bon sementara.
- Tanggal pengajuan dan jatuh tempo LPJ ditentukan sesuai kebijakan Finance.
- Keperluan, estimasi, bukti pendukung, dan referensi kegiatan/JO bila relevan telah disiapkan.
- Tidak ada kas bon overdue yang harus diselesaikan terlebih dahulu, bila aturan OLR memberlakukan pembatasan.
Master terkait dicatat di 05 - Register Master Data SOLOG; owner, limit, dan system of record masih menunggu keputusan OLR.
Struktur form tambah
Form berjudul Tambah Kas Bon dan memuat field:
| Field | Status/aturan yang terlihat | Panduan |
|---|---|---|
| Branch * | Pilihan branch | Pilih branch pengajuan sesuai pemilik biaya. Nilai aktual ditutup pada gambar. |
| Tanggal * | Input tanggal | Isi tanggal pengajuan sesuai bukti dan periode yang diizinkan. |
| Jatuh Tempo * | Disabled dan terisi otomatis relatif terhadap tanggal pada form uji | Konfirmasi aturan hari jatuh tempo dengan Finance; jangan mengubah bypass aturan. |
| Vendor / Karyawan * | Pilihan pihak | Pilih penerima kas bon yang sah. |
| Akun * | Pilihan akun | Gunakan akun bon sementara yang ditetapkan; jangan mengganti akun untuk melewati kontrol. |
| Jumlah * | Nilai awal 0 pada form kosong | Isi nominal sesuai persetujuan dan bukti pengajuan. |
| Keperluan * | Area teks | Jelaskan kegiatan, tujuan, dan rujukan yang dapat diaudit. |
| Kembali | Tautan kembali ke daftar | Membatalkan navigasi tanpa menyimpan. |
| Save | Tombol simpan | Terlihat pada form; tidak ditekan selama dokumentasi. |
Alur SOP penggunaan
- Buka daftar Kas Bon dan cek apakah pengajuan serupa atau kas bon belum selesai sudah ada.
- Pastikan pemohon, branch, akun bon sementara, tujuan, dan batas jatuh tempo telah disetujui secara internal.
- Buka Add; isi Branch, Tanggal, Vendor/Karyawan, Akun, Jumlah, dan Keperluan.
- Periksa Jatuh Tempo yang ditampilkan sistem. Jika tanggal tidak sesuai kebijakan, hentikan dan minta koreksi master/konfigurasi.
- Lakukan review silang terhadap bukti, limit, dan kas/bank sumber. Jangan tekan Save sebelum otorisasi lengkap.
- Setelah pengajuan resmi disimpan oleh PIC berwenang, ikuti status approval yang ditetapkan OLR. UI approval tidak diverifikasi pada sesi ini.
- Pada tahap pembayaran, tautkan pencairan ke 24 - Cash Bank Transactions dan akun bon sementara; detail rekening dan tombol pembayaran belum diverifikasi.
- Setelah kegiatan, pemohon menyerahkan LPJ/bukti. Finance mencocokkan realisasi dengan kas bon dan menentukan sisa atau kekurangan.
- Sisa dikembalikan ke kas/bank; kekurangan hanya dibayar bila disetujui. Catat jurnal/rekonsiliasi sesuai system of record yang diputuskan OLR.
- Tutup/settle pengajuan setelah status pembayaran, LPJ, dan jurnal seimbang. Nama tombol settlement/reapproval belum terverifikasi.
Variasi alur
- Vendor vs Karyawan: pihak pada field Vendor/Karyawan berbeda; verifikasi dokumen dan approval mengikuti kebijakan pihak tersebut.
- Cash bon operasional vs kegiatan/JO: keperluan dapat merujuk kegiatan umum atau JO/Manifest; jangan menganggap Kas Bon menggantikan biaya operasional yang harus melalui modul sumber.
- Jumlah disetujui berbeda dari jumlah diajukan: daftar memiliki kolom keduanya; gunakan nilai yang disetujui untuk pencairan dan audit.
- Re-approval: daftar menyediakan kolom Re-approval, tetapi pemicu dan tombolnya belum terverifikasi; perlakukan sebagai kontrol yang perlu konfirmasi.
- Status pembayaran: daftar menyediakan status pembayaran; status dan transisi aktual harus diuji oleh PIC dengan data uji yang aman.
Keluaran, lampiran, dan hubungan
- Keluaran UI yang terlihat: nomor kas bon, branch, pihak, tanggal, jumlah diajukan/disetujui, keperluan, re-approval, status pembayaran, dan aksi.
- Form tidak memperlihatkan kontrol lampiran; jika bukti wajib, simpan sesuai kebijakan dokumen OLR sebelum pembayaran/settlement.
- Hubungan: 24 - Cash Bank Transactions, 20 - Permintaan Reimburse, 27 - Journals, 31 - Closing, serta modul Operational/TyMS bila keperluan berhubungan dengan JO.
- SOLOG menyediakan daftar/form kas bon; pencatatan buku resmi di Accurate atau manual harus diputuskan dan direkonsiliasi.
Checklist
- Pemohon/Vendor dan branch benar.
- Akun bon sementara dan limit telah diverifikasi.
- Tanggal dan jatuh tempo sesuai kebijakan.
- Keperluan dan referensi kegiatan jelas.
- Jumlah diajukan memiliki bukti dan approval.
- Jumlah disetujui dipakai sebagai dasar pencairan.
- Pencairan tertaut ke transaksi kas/bank yang benar.
- LPJ, pengembalian sisa, atau tambahan pembayaran lengkap.
- Status pembayaran, jurnal, dan rekonsiliasi ditutup oleh PIC.
Batasan verifikasi dan gap
- Daftar dev memuat satu baris existing; body disamarkan dan tidak menjadi isi SOP.
- Filter, detail baris, edit, approval, pembayaran, re-approval, LPJ, settlement, reverse, dan print/export tidak dijalankan.
- Jatuh Tempo tampak disabled pada form; formula hari dan aturan backdate belum diverifikasi.
- Form tidak menampilkan field lampiran pada snapshot; kebutuhan bukti dan penyimpanan dokumen perlu keputusan OLR.
- Segregation of duties, limit, notifikasi overdue, jurnal saat pencairan/settlement, dan pemisahan SOLOG–Accurate–manual belum diputuskan.
Bukti visual
- Daftar beranotasi:
_assets/Screenshot/05 - Keuangan/25 - Cash Advances - Daftar - Anotasi.png - Form kosong beranotasi:
_assets/Screenshot/05 - Keuangan/25 - Cash Advances - Form Add - Anotasi.png