Account Opening Balance
Tujuan
Halaman Saldo Akun digunakan untuk melihat dan menyiapkan jurnal saldo awal akun. Saldo awal adalah data cutover
yang berisiko memengaruhi laporan dan rekonsiliasi, sehingga user harus memisahkan data opening balance dari transaksi
harian serta mengikuti persetujuan Finance. Isi baris yang sudah ada tidak ditulis dalam SOP.
Pengguna dan kewenangan
| Fungsi | Kegiatan | Batasan |
|---|---|---|
| Accounting/Finance | Menyiapkan, memeriksa, dan merekonsiliasi saldo awal | Tidak boleh mengubah saldo tanpa bukti cutover dan approval |
| Inventory/Warehouse | Menyediakan kuantitas/nilai awal persediaan sebagai sumber pendukung | Tidak mem-posting jurnal tanpa keputusan Finance |
| System Admin | Menjaga hak akses dan master Branch/Accounts | Tidak menentukan nilai saldo |
| Internal Control/Auditor | Memeriksa bukti, periode, dan anti-duplikasi | PIC dan tingkat pemeriksaan harus ditetapkan OLR |
Navigasi dan halaman daftar
Setting → Saldo Akun (route #!/setting/saldo_akun). Breadcrumb yang terlihat adalah Setting / Saldo Akun.
Elemen yang terbukti:
| No. | Elemen | Fungsi UI | Kontrol |
|---|---|---|---|
| 1 | Add | Membuka Tambah Saldo Akun | Hanya user berwenang; tidak ditekan saat capture |
| 2 | Export Excel | Mengeluarkan daftar saldo/jurnal | Hak ekspor dan penyimpanan perlu kebijakan |
| 3 | Pemilih jumlah data | Opsi 10, 25, 50, 100, All | Hanya mengubah tampilan |
| 4 | Pencarian | Menyaring daftar | Jangan menyalin isi hasil ke SOP |
| 5 | Kode Jurnal | Referensi jurnal saldo awal | Nilai baris disamarkan |
| 6 | Tanggal | Tanggal jurnal | Nilai baris disamarkan |
| 7 | Keterangan | Deskripsi jurnal | Nilai baris disamarkan |
| 8 | Aksi baris | Detail, edit, dan hapus terlihat | Tidak ditekan; role, approval, dan audit belum diverifikasi |
| 9 | Pagination | Navigasi halaman | Bukan perubahan data |
Form Add Jurnal Saldo Awal
Form dibuka langsung sebagai form kosong. Nilai Branch, tanggal, akun, dan angka pada capture disamarkan. Field dan
kontrol yang terverifikasi:
| No. | Field/kontrol | Status pada form kosong |
|---|---|---|
| 1 | Branch | Pilihan Branch; nilai yang tampil disamarkan |
| 2 | Tanggal Transaksi* | Textbox tanggal terisi oleh sistem pada saat capture; tanggal aktual disamarkan |
| 3 | Keterangan | Textbox opsional/tanpa tanda wajib pada UI |
| 4 | Detail Jurnal | Tabel rincian jurnal |
| 5 | Akun | Kolom akun pada tabel; baris awal sistem terlihat tetapi nilainya disamarkan |
| 6 | Keterangan (detail) | Kolom keterangan per baris |
| 7 | Kategori Kas | Kolom kategori kas |
| 8 | Debet | Kolom angka debit; nilai awal pada form kosong disamarkan |
| 9 | Credit | Kolom angka kredit; nilai awal pada form kosong disamarkan |
| 10 | Tombol + | Menambah baris detail jurnal; tidak ditekan |
| 11 | Kembali | Kembali ke daftar |
| 12 | Save | Terlihat nonaktif pada form kosong; tidak ditekan |
Prosedur baca-only
- Buka Setting → Saldo Akun dan periksa daftar tanpa membuka isi transaksi.
- Pastikan Branch/cakupan perusahaan benar dan periode cutover sudah disetujui.
- Buka Add hanya untuk memahami struktur form kosong.
- Catat bahwa tanggal transaksi bertanda wajib dan detail jurnal memerlukan pasangan debit/kredit yang seimbang;
aturan validasi final harus dikonfirmasi pada data trial. - Jangan memilih Branch, mengubah tanggal, mengisi keterangan, menambah baris, atau memasukkan angka akun/debit/credit
pada sesi dokumentasi. - Pada proses resmi, siapkan sumber saldo awal, lakukan checker review, dan minta approval Finance sebelum Save.
- Setelah penyimpanan resmi, rekonsiliasi nomor jurnal, periode, nilai debit/kredit, dan laporan terhadap system of record.
Variasi dan hubungan proses
- Saldo awal akun umum: dipakai untuk memulai saldo neraca/laba-rugi sesuai cutover.
- Saldo awal persediaan: dapat berasal dari Inventory Initial Inventory atau Warehouse Initial Item Warehouse;
kedua jalur harus dicek agar tidak membuat jurnal ganda. - Saldo awal hutang/piutang/deposit: memakai menu Finance lain dan harus memiliki referensi partner/dokumen yang
konsisten dengan Account Opening Balance. - Perbedaan Branch/periode: mapping saldo harus dipisah per Branch dan periode efektif bila OLR menetapkannya.
Pemisahan SOLOG, Accurate, dan manual
SOLOG membuktikan halaman daftar dan form Add Jurnal Saldo Awal, tetapi belum membuktikan system of record saldo.
Sebelum digunakan, OLR harus menetapkan:
- apakah saldo awal resmi dicatat di SOLOG, Accurate, atau spreadsheet/manual;
- sumber saldo, tanggal cutover, dan metode pemetaan akun;
- siapa preparer, checker, approver, dan rekonsiliator;
- aturan anti-duplikasi dengan Initial Inventory/Initial Item Warehouse;
- perlakuan koreksi, pembatalan, audit trail, dan periode closing.
Prasyarat/master data
- 00 - Accounts dan 01 - Default Account sudah disetujui Accounting.
- Company/Branch, periode cutover, daftar akun, pajak, bank/cash, customer/vendor, item, dan asset sudah direkonsiliasi.
- Sumber saldo awal (trial balance/count sheet/rekonsiliasi) memiliki bukti dan persetujuan.
- Crosswalk SOLOG–Accurate–manual dan kebijakan pembulatan tersedia.
Lampiran/keluaran
- Trial balance atau sumber saldo awal yang disetujui.
- Berita acara cutover/rekonsiliasi dan daftar mapping akun.
- Nomor jurnal saldo awal dan laporan hasil posting pada system of record.
- Bukti checker/approver serta log perubahan.
Checklist
- Branch dan tanggal cutover disahkan.
- Saldo debit/kredit seimbang dan tidak menggandakan Inventory Initial.
- Semua akun aktif dan mapping ke system of record tersedia.
- Nilai, keterangan, dan dokumen sumber diperiksa oleh checker.
- Approval Finance dan audit trail tersedia sebelum Save.
- Rekonsiliasi pasca-posting selesai.
- Tidak ada isi transaksi yang disalin ke SOP publik.
Gap
- Validasi debit/credit, akun induk, pembulatan, dan anti-duplikasi belum diuji.
- Detail edit/hapus, approval, pembatalan, dan audit trail belum diverifikasi.
- Hubungan dengan saldo awal Payable, Receivable, Deposit, Inventory, dan Warehouse belum ditetapkan.
- System of record SOLOG–Accurate–manual, tanggal efektif, dan PIC belum diputuskan.
Referensi
00 - Accounts · 01 - Default Account · 02 - Asset Opening Balance · 04 - Initial Inventory · 26 - Initial Item Warehouse · 27 - Journals · 31 - Closing