Customer Deposit Opening Balance
Tujuan
Saldo Uang Muka Customer digunakan untuk menyiapkan atau meninjau saldo awal deposit/customer advance pada tanggal
cutover. Screenshot hanya mempertahankan label kontrol; nilai Branch dan nominal pada form ditutup, dan tidak ada isi
transaksi yang dipindahkan ke SOP.
Pengguna dan kewenangan
| Fungsi | Kegiatan | Batasan |
|---|---|---|
| AR/Accounting | Menyiapkan saldo awal uang muka customer | Tidak menyimpan tanpa pemeriksaan |
| Sales/Commercial | Memvalidasi customer dan dasar penerimaan | Tidak menentukan akun atau nominal akuntansi |
| Finance Manager/Chief Accounting | Menyetujui cutover dan rekonsiliasi | PIC aktual diputuskan OLR |
| System Admin | Menjaga Branch, Customer, Accounts, dan akses | Tidak mengisi saldo |
Navigasi dan daftar
Setting → Saldo Uang Muka Customer (route #!/setting/saldo_um_customer). Breadcrumb yang terlihat adalah Setting / Saldo Uang Muka Customer.
| No. | Elemen | Fungsi UI | Catatan |
|---|---|---|---|
| 1 | Add | Membuka form Add Saldo Awal Uang Muka Customer | Tidak ditekan saat kajian |
| 2 | Export Excel | Mengekspor daftar | Hak ekspor dan penyimpanan harus dibatasi |
| 3 | Pemilih jumlah data | Opsi 10, 25, 50, 100, All | Hanya tampilan |
| 4 | Pencarian | Menyaring daftar | Jangan menyalin hasil ke SOP |
| 5 | Kode Jurnal | Referensi jurnal saldo awal | Kolom label, isi transaksi tidak ditulis |
| 6 | Tanggal | Tanggal saldo/jurnal | Rekonsiliasi dengan dokumen cutover |
| 7 | Customer | Pihak pemberi uang muka | Master Customer harus berasal dari sumber resmi |
| 8 | Branch | Cakupan cabang | Dimensi pelaporan dan pertanggungjawaban |
| 9 | Total | Total nominal saldo | Nilai tidak dipublikasikan |
| 10 | Kolom aksi | Aksi baris bila tersedia | Detail/edit/hapus tidak dijalankan |
| 11 | Pagination | Sebelumnya/Selanjutnya | Bukan perubahan data |
Pada saat capture, tabel menampilkan No data available in table; ini hanya keadaan data pada dev saat audit.
Form Add Saldo Awal Uang Muka Customer
Form kosong menampilkan field/kontrol berikut:
| No. | Field/kontrol | Status pada form kosong |
|---|---|---|
| 1 | Branch | Pilihan Branch; nilai disamarkan pada gambar |
| 2 | Tanggal Transaksi* | Textbox wajib dan kosong |
| 3 | Customer* | Pilihan wajib dengan placeholder Choose Customer |
| 4 | Akun | Pilihan akun dengan placeholder Choose Akun |
| 5 | Nominal* | Input nominal wajib; nilai default disamarkan |
| 6 | Keterangan | Textbox keterangan |
| 7 | Kembali | Kembali ke daftar |
| 8 | Save | Menyimpan saldo awal; tidak ditekan |
Prosedur baca-only
- Buka Setting → Saldo Uang Muka Customer dan periksa kolom, pencarian, pagination, serta status data.
- Pastikan Branch, periode cutover, Customer, dan Accounts tersedia serta sesuai kewenangan.
- Buka Add hanya untuk melihat form kosong; jangan memilih dropdown dan jangan mengetik nominal.
- Pada proses resmi, isi tanggal, customer, akun, nominal, dan keterangan dari bukti penerimaan/deposit yang disetujui.
- Lakukan checker review sebelum Save, lalu cocokkan saldo deposit, jurnal, dan penggunaannya dengan system of record.
Variasi alur
- Per customer: saldo ditelusuri ke bukti penerimaan dan invoice/kontrak terkait.
- Per Branch: saldo dipisah bila laporan atau pertanggungjawaban dikelola per cabang.
- Per akun: akun deposit/customer advance harus mengikuti mapping Default Account/Accounts yang disahkan Finance.
- Per penggunaan: penerapan terhadap invoice atau refund hanya dilakukan jika aturan Apply, refund, dan reversal OLR sudah ditetapkan.
- Daftar kosong: jangan membuat saldo baru hanya untuk mengisi tabel; validasi kebutuhan cutover lebih dulu.
Pemisahan SOLOG, Accurate, dan manual
SOLOG membuktikan menu dan form saldo awal uang muka customer, bukan system of record deposit. OLR harus menetapkan
apakah saldo disimpan di SOLOG, Accurate, atau sumber manual, termasuk rekonsiliasi penerimaan, invoice/receivable,
refund, jurnal, dan anti-duplikasi. Integrasi otomatis tidak diasumsikan dari keberadaan menu.
Prasyarat/master data
- 00 - Accounts dan 01 - Default Account disahkan Finance.
- Customer pada 00 - Gambaran Umum Contacts aktif dengan dokumen yang valid.
- Branch, periode cutover, bukti penerimaan/deposit, invoice/kontrak, nominal, mata uang/termin, dan akun lawan tersedia.
- PIC AR, checker, approver, dan rekonsiliator ditetapkan pada 04 - Matriks PIC dan RACI Proses SOLOG.
- Crosswalk SOLOG–Accurate–manual serta kontrol anti-duplikasi tersedia.
Lampiran/keluaran
- Bukti penerimaan atau berita acara saldo deposit per customer.
- Rekonsiliasi saldo deposit terhadap buku resmi dan Receivables.
- Nomor jurnal saldo awal serta audit trail persetujuan, bila ditetapkan OLR.
- Export Excel bila diizinkan dan dikendalikan aksesnya.
Hubungan antarmodul
Saldo ini berhubungan dengan 10 - Deposit Customer, 14 - All Receivables, 15 - Receivable Payments,
16 - Receivable Confirm, 27 - Journals, Customer/Contacts, Accounts, dan Default Account. Perilaku Apply,
Refund, posting, dan approval harus dikonfirmasi process owner.
Checklist
- Customer, Branch, periode cutover, dan bukti sumber tervalidasi.
- Akun, nominal, mata uang/termin, dan keterangan lengkap.
- Saldo tidak menggandakan Deposit Customer, Receivables, invoice, atau opening balance lain.
- Saldo dan penggunaannya direkonsiliasi dengan system of record.
- Checker dan approver ditetapkan sebelum Save.
- Aturan Apply, refund, reversal, audit trail, dan tanggal efektif diputuskan.
- Isi transaksi tidak disalin ke SOP publik.
Gap
- Detail edit/hapus, approval, Apply, refund, reversal, audit trail, dan posting belum diverifikasi.
- Arti kolom Total, hubungan invoice/receivable, dan aturan mata uang perlu konfirmasi OLR.
- System of record SOLOG–Accurate–manual dan rekonsiliasi deposit belum diputuskan.
Referensi
00 - Accounts · 01 - Default Account · 10 - Deposit Customer · 14 - All Receivables · 15 - Receivable Payments · 16 - Receivable Confirm · 27 - Journals