Koreksi Pembelian
Tujuan dan batasan
Menu ini dipakai untuk menyiapkan nota/koreksi atas transaksi pembelian atau hutang supplier. Dokumentasi ini menjelaskan struktur UI dan alur kontrol; tidak memuat isi transaksi. Inspeksi dilakukan pada daftar kosong dan form Add kosong tanpa menekan Save.
Pengguna dan prasyarat
- Pengguna: preparer Finance/AP; pemeriksa dan penyetuju mengikuti RACI OLR.
- Bill/hutang supplier, referensi dokumen, alasan koreksi, branch, akun, nilai, dan periode harus sudah divalidasi sebelum input.
- Tentukan apakah koreksi debet atau kredit serta dampaknya terhadap AP, biaya/inventory, pajak, dan periode.
- Referensi transaksi sumber dan bukti pendukung harus tersedia; system of record SOLOG–Accurate belum diputuskan.
Navigasi
Finance & Accounting → Nota / Koreksi → Koreksi Pembelian
Daftar: #!/keuangan/nota_potong_pembelian · Form: #!/keuangan/nota_potong_pembelian/create.
Bukti visual — daftar
| No. | Elemen | Fungsi yang terlihat |
|---|---|---|
| 1 | Filter | Membuka penyaringan daftar. Kriteria filter perlu dikonfirmasi saat transaksi nyata. |
| 2 | Add | Membuka form Nota/Koreksi Pembelian. |
| 3 | Menampilkan Data | Memilih 10/25/50/100/All baris. |
| 4 | Pencarian | Mencari data pada daftar. |
| 5 | Header tabel | Branch, Kode Transaksi, Tanggal, Supplier, Jumlah, dan kolom aksi/sortir. |
| 6 | Badan tabel | Pada capture tidak ada baris transaksi; area diperlakukan sebagai data tersamarkan. |
| 7 | Paginasi | Sebelumnya/Selanjutnya dan status jumlah entri. |
Bukti visual — form Add
| No. | Field/kontrol | Catatan penggunaan |
|---|---|---|
| 1 | Branch * | Cabang transaksi; nilai pada capture disamarkan. |
| 2 | Tanggal * | Tanggal nota/koreksi; tanggal pada capture disamarkan. |
| 3 | Supplier * | Pilih supplier terkait. |
| 4 | Hutang * | Pilih nomor hutang/AP; kontrol terlihat disabled sebelum supplier dipilih. |
| 5 | Referensi * | Pilih referensi sumber; kontrol terlihat disabled sebelum hutang dipilih. |
| 6 | Jenis Nota/Koreksi | Radio Debet atau Kredit; pada capture Kredit terpilih sebagai nilai UI, bukan instruksi bisnis. |
| 7 | Akun * | Pilih akun dampak koreksi. |
| 8 | Nominal * | Nominal koreksi; wajib divalidasi dengan bukti. Tidak ditulis dalam capture. |
| 9 | Keterangan | Narasi alasan/konteks koreksi. |
| 10 | Kembali | Kembali ke daftar tanpa menyimpan. |
| 11 | Save | Tombol pengubah data; tidak digunakan dalam kajian. |
Alur SOP yang direkomendasikan
- Buka daftar Koreksi Pembelian dan gunakan Filter atau Pencarian untuk menemukan nota yang relevan.
- Klik Add hanya ketika dokumen sumber, supplier, hutang/AP, dan otorisasi sudah siap.
- Isi Branch dan Tanggal sesuai periode yang dibuka; cek kebijakan cut-off.
- Pilih Supplier. Setelah supplier dipilih, pilih Hutang yang benar; jangan memilih hutang yang sudah ditutup tanpa keputusan Finance.
- Pilih Referensi yang mendasari koreksi dan pastikan hubungan dokumen dapat ditelusuri.
- Tentukan Debet/Kredit sesuai hasil analisis, pilih Akun, isi Nominal, lalu tulis Keterangan yang menjelaskan alasan dan bukti.
- Lakukan pemeriksaan berpasangan (preparer–reviewer) atas nilai, pajak, akun, periode, dan dampak AP sebelum tindakan penyimpanan.
- Tindakan Save/submit/approve/post hanya dilakukan oleh PIC berwenang setelah workflow dan system of record dipastikan. Langkah ini tidak dijalankan pada inspeksi read-only.
Keluaran dan lampiran
- Draft/nota koreksi yang merujuk hutang dan dokumen sumber.
- Bukti vendor, berita acara selisih/return, perhitungan koreksi, dan approval internal sesuai kebijakan OLR.
- Rekonsiliasi AP dan jurnal (bila integrasi jurnal aktif) harus disimpan pada repositori yang ditetapkan; UI integrasi belum terverifikasi.
Variasi dan gap yang harus diputuskan
- Debet versus Kredit, koreksi parsial versus penuh, dan koreksi lintas periode.
- Perlakuan pajak, inventory/asset/expense, reversal, pembatalan, dan koreksi setelah pembayaran.
- Status approval, audit trail, nomor nota, print/export, dan pembatasan role belum diuji.
- Belum ada keputusan apakah posting akhir berada di SOLOG, Accurate, atau prosedur manual; jangan menyimpulkan dari nama field.
Hubungan antarmodul
11 - All Payables · 13 - Vendor Bills · 27 - Journals · 31 - Closing · 05 - Register Master Data SOLOG
Checklist pengguna
- Supplier, hutang, referensi, branch, periode, dan akun telah diverifikasi.
- Jenis Debet/Kredit dan nominal sesuai bukti serta disetujui reviewer.
- Pajak dan dampak AP/inventory/biaya sudah dianalisis.
- Lampiran dan keterangan cukup untuk audit.
- PIC approval, system of record, dan langkah posting telah ditetapkan.
- Tidak melakukan Save/Approve/Post sebelum seluruh pemeriksaan selesai.