Cash Bank Transactions
Tujuan dan cakupan
Halaman Transaksi Kas/Bank dipakai untuk menelusuri transaksi kas atau bank per branch dan membuka form pencatatan transaksi kas masuk/keluar. SOP ini menjelaskan struktur UI, prasyarat, variasi detail, dan kontrol sebelum pencatatan. Isi baris transaksi yang sudah ada tidak ditulis di sini; baris hanya dipakai untuk memahami konteks daftar.
Pengguna dan peran
- Pelaksana kas/finance: menyiapkan transaksi, detail biaya, akun, dan bukti.
- Reviewer/approver finance: memeriksa sumber, nilai, akun, dan lampiran sesuai kebijakan OLR.
- Akuntansi: memastikan dampak jurnal dan rekonsiliasi dengan Accurate atau catatan manual yang berlaku.
- Admin SOLOG: memelihara master branch, rekening/kas-bank, akun, biaya, dan hak akses.
Nama PIC belum ditetapkan; gunakan 04 - Matriks PIC dan RACI Proses SOLOG untuk pengisian setelah OLR memutuskan pemilik proses.
Navigasi
Finance & Accounting → Transaksi Kas / Bank
- Daftar:
#!/keuangan/transaksi_kas - Form tambah:
#!/keuangan/transaksi_kas/create - Tombol Filter menyaring daftar.
- Add membuka form baru.
- Daftar menyediakan page size 10/25/50/100/All, pencarian, pengurutan pada header, dan pagination.
Keterangan penanda daftar
| No. | Elemen | Fungsi yang terdokumentasi |
|---|---|---|
| 1 | Filter | Membuka penyaringan daftar transaksi. Kriteria dan hasil filter belum dijalankan pada sesi dokumentasi. |
| 2 | Add | Membuka form Tambah Transaksi Kas/Bank. Tidak ditekan pada sesi yang mengubah data; route form dibuka langsung untuk inspeksi. |
| 3 | Page size | Mengatur jumlah baris yang ditampilkan. |
| 4 | Pencarian | Mencari data pada daftar. |
| 5 | Header kolom | Kolom daftar: Kode Transaksi, Branch, Tanggal, Tipe Transaksi, Total, Keterangan, Status, Status Approval, dan aksi. |
| 6 | Body transaksi | Seluruh baris disamarkan pada salinan dokumentasi; jangan menyalin kode, tanggal, branch, nilai, keterangan, atau status aktual. |
| 7 | Pagination | Berpindah antarhalaman daftar. |
Prasyarat dan master data
Pastikan sebelum mengisi form:
- Branch aktif dan pengguna memiliki hak akses transaksi.
- Master Kas/Bank tersedia dan sesuai branch.
- Tipe transaksi serta pilihan Keluar/Masuk sudah ditetapkan berdasarkan kebijakan.
- Akun biaya/akun lawan dan kategori biaya tersedia.
- Bila detail bersumber dari operasional, Job Order/Manifest atau referensi terkait telah disetujui.
- Untuk variasi Piutang Karyawan, data piutang karyawan harus tersedia.
- Untuk variasi Kendaraan, master kendaraan dan referensi biayanya harus tersedia.
- Bukti pendukung sudah siap dan dapat dilampirkan bila diwajibkan.
Master yang tampak terlibat dicatat di 05 - Register Master Data SOLOG; pemilik dan system of record perlu dikonfirmasi OLR.
Struktur form tambah
Form berjudul Tambah Transaksi Kas/Bank dan memuat:
| Bagian | Field/kontrol | Catatan penggunaan |
|---|---|---|
| Header | Branch | Branch transaksi; pada form uji tampil sebagai pilihan branch. Nilai aktual disamarkan pada gambar. |
| Header | Tanggal Transaksi * | Tanggal wajib; aturan backdate belum diverifikasi. |
| Header | Tipe Transaksi * | Pilihan tipe transaksi. |
| Header | Keluar/Masuk * | Menentukan arah kas/bank. |
| Header | Kas/Bank * | Menentukan rekening/kas yang terdampak. |
| Header | Keterangan | Narasi transaksi. |
| Detail Kas Keluar/Masuk | Jenis | Radio: Job Order / Manifest, Piutang Karyawan, Biaya Lainnya, Kendaraan. Pilihan ini menjadi cabang detail. |
| Detail | JO/PL | Referensi JO/PL; tersedia pencarian. Dipakai pada jenis Job Order/Manifest. |
| Detail | Biaya | Referensi biaya; tersedia pencarian. |
| Detail | Akun | Pilihan akun lawan. |
| Detail | Jumlah | Nominal detail. Jangan mengisi saat dokumentasi. |
| Detail | Keperluan | Keterangan kebutuhan/detail. |
| Detail | File | Kontrol Choose File untuk lampiran. Tidak ada file yang dipilih pada form kosong. |
| Detail | Add to Table | Menambahkan detail ke tabel; pada form kosong dalam keadaan disabled. |
| Detail Jurnal | Tabel | Kolom: Kode PL / JO, Biaya, Nopol, Akun, File, Keterangan, Nominal; tabel kosong pada inspeksi. |
| Detail Jurnal | Total | Menampilkan total; form kosong menampilkan 0. |
| Aksi | Back | Kembali ke daftar. |
| Aksi | Save | Menyimpan transaksi; terlihat disabled pada form kosong dan tidak ditekan. |
Alur penggunaan (SOP operasional)
- Buka daftar Transaksi Kas/Bank dan pastikan branch kerja benar.
- Gunakan Filter, pencarian, atau pagination untuk memastikan transaksi yang akan dicatat belum ada dan tidak menggandakan dokumen dari AP, AR, reimburse, cash advance, mutation, atau modul operasional.
- Pilih Add setelah prasyarat dan otorisasi terpenuhi.
- Isi header: branch, tanggal, tipe transaksi, arah Keluar/Masuk, Kas/Bank, dan keterangan.
- Pilih Jenis detail sesuai sumber transaksi.
- Isi referensi dan detail yang sesuai jenis. Gunakan pencarian JO/PL atau Biaya bila cabang tersebut tersedia; pilih akun; masukkan jumlah; tuliskan keperluan; dan lampirkan bukti jika diwajibkan.
- Tekan Add to Table untuk setiap detail yang telah diperiksa. Pastikan tabel jurnal menampilkan baris yang tepat dan total sesuai bukti.
- Periksa kembali branch, tanggal, arah, rekening, akun, nominal, keterangan, referensi, serta lampiran. Hentikan proses bila master atau rujukan tidak sesuai.
- Ikuti alur persetujuan dan posting yang berlaku di OLR. Tombol atau status approval/posting lanjutan belum diverifikasi dalam sesi read-only ini; jangan menganggap Save sebagai approval.
- Setelah transaksi resmi tersimpan, lakukan rekonsiliasi dengan modul sumber dan pencatatan Accurate/manual sesuai kebijakan finance.
Variasi alur detail
- Job Order / Manifest: rujuk JO/PL dan biaya terkait; validasi hubungan ke Operational/TyMS sebelum pencatatan.
- Piutang Karyawan: gunakan data piutang karyawan; pastikan pihak, akun, dan bukti disetujui finance.
- Biaya Lainnya: gunakan akun biaya dan narasi; pastikan tidak ada modul sumber yang lebih tepat.
- Kendaraan: kaitkan biaya ke kendaraan dan akun yang benar; validasi master kendaraan serta bukti.
- Kas masuk vs kas keluar: arah Keluar/Masuk mempengaruhi akun kas/bank dan jurnal; jangan membalik arah hanya untuk melewati validasi.
- Lampiran: bila bukti wajib, pilih file sebelum menambahkan detail; kebijakan tipe/ukuran file belum diverifikasi.
Keluaran, lampiran, dan hubungan antarmodul
- Keluaran yang diharapkan: transaksi kas/bank dengan detail jurnal, total, referensi, dan status approval.
- Lampiran: bukti pembayaran/penerimaan atau dokumen sumber sesuai kebijakan; kontrol file tersedia di detail.
- Hubungan proses: 12 - Payable Payment, 15 - Receivable Payments, 20 - Permintaan Reimburse, 21 - Realisasi Reimburse, 22 - Cash Transfer Mutation Request, 23 - Cash Transfer Mutation Realization, 25 - Cash Advances, 27 - Journals, serta Operational/TyMS untuk referensi JO/Manifest.
- Pemisahan sistem: SOLOG menjadi sumber transaksi operasional yang terlihat pada modul ini; dampak buku besar/rekonsiliasi Accurate atau manual harus dikonfirmasi, bukan diasumsikan.
Checklist sebelum serah-terima
- Branch, tanggal, tipe, arah, dan Kas/Bank sudah benar.
- Jenis detail sesuai asal transaksi.
- JO/PL, biaya, kendaraan, atau piutang karyawan tervalidasi sesuai variasi.
- Akun dan nominal cocok dengan bukti.
- Semua detail telah ditinjau di tabel dan total sesuai.
- Lampiran dan keterangan cukup untuk audit.
- Tidak ada duplikasi dengan AP, AR, reimburse, cash advance, mutation, atau transaksi generated.
- Approval dan rekonsiliasi dilakukan oleh PIC yang ditetapkan OLR.
Batasan verifikasi dan gap
- Daftar memperlihatkan baris transaksi existing, tetapi seluruh isinya sengaja tidak dimasukkan dalam SOP.
- Filter, detail existing, status approval, dan efek jurnal tidak dijalankan/dibuka pada sesi ini.
- Tombol Save pada form kosong terlihat disabled; tidak ada transaksi dibuat atau diubah.
- Aturan validasi tanggal, daftar tipe transaksi, format/ukuran lampiran, approval, posting, reverse, print/export, dan integrasi Accurate belum terverifikasi.
- Perlu keputusan OLR tentang PIC, segregation of duties, dan system of record untuk jurnal serta rekonsiliasi.
Bukti visual
- Daftar beranotasi:
_assets/Screenshot/05 - Keuangan/24 - Cash Bank Transactions - Daftar - Anotasi.png - Form kosong beranotasi:
_assets/Screenshot/05 - Keuangan/24 - Cash Bank Transactions - Form Add - Anotasi.png