Peta Proses SOLOG
Status alur: perlu pengesahan process owner
Peta ini menghubungkan menu dan proses yang terlihat di SOLOG. Urutan approval, perubahan status, system of record SOLOG-Accurate-manual, serta PIC aktual belum merupakan keputusan final sampai disahkan OLR.
Alur inti jasa logistik
Lihat juga Swimlane Proses SOLOG (end-to-end).
flowchart LR A[Master data: customer, vendor, rute, tarif, armada, driver] --> B[Marketing] B --> C[Work Order] C --> D[Job Order] D --> E[Manifest atau Packing List] E --> F[Delivery Order] F --> G[Invoice Jual] G --> H[Piutang dan pembayaran] D --> I[Biaya operasional] I --> J[Vendor Bill dan hutang]
Work Order dapat mempunyai beberapa Job Order. Setiap Job Order dapat memiliki satu atau lebih manifest. Manifest menghubungkan rute, kendaraan, pengemudi, jadwal, biaya, status perjalanan, dan Delivery Order. Invoice dibuat untuk customer dan diteruskan ke proses piutang.
Alur penggunaan SOLOG end-to-end — panduan penjelasan terperinci
Cara menggunakan bagian ini
Jelaskan proses dari Tahap 0 sampai Tahap 12. Pada setiap tahap, tunjukkan dokumen masuk, halaman SOLOG yang digunakan, dokumen keluar, dan hubungan ke tahap berikutnya. Setelah alur dipahami, tanyakan siapa pembuat, pemeriksa, approver, pihak yang dikonsultasikan, dan penerima informasi; catat hasilnya pada 04 - Matriks PIC dan RACI Proses SOLOG.
Untuk narasi rapat yang lebih ringkas, gunakan 06 - Panduan Menjelaskan SOLOG dan Menetapkan PIC.
Peta end-to-end
flowchart TD A["Tahap 0 — Master data dan hak akses"] --> B{"Tahap 1 — Permintaan customer"} B -->|"Pekerjaan rutin/langsung"| C["Tahap 2 — Work Order"] B -->|"Tender/penawaran"| B1["Lead → Opportunity → Inquiry → Quotation → Contract"] B1 --> C C --> D["Tahap 3 — Satu atau beberapa Job Order"] D --> E{"Tahap 4 — Perlu proses Warehouse?"} E -->|"Ya, berbasis barang/stok"| F["Good Receipt → QC → Put Away → Stock → Picking → Packaging"] E -->|"Tidak, jasa angkutan langsung"| G["Perencanaan perjalanan"] F --> G G --> H{"Tahap 5 — Moda dan sumber daya"} H -->|"Trucking"| H1["Armada → Trailer → Driver → kesiapan kendaraan"] H -->|"Kapal/container"| H2["Voyage Schedule → Container → ETD/ETA"] H -->|"Vendor/subkontrak"| H3["Vendor Job → biaya/tagihan vendor"] H1 --> I["Tahap 6 — Manifest/Packing List dan Delivery Order"] H2 --> I H3 --> I I --> J["Tahap 7 — Pelaksanaan dan Operational Progress"] J --> K{"Tahap 8 — Pekerjaan selesai dan bukti lengkap?"} K -->|"Belum"| J K -->|"Sudah"| L["Tahap 9 — Invoice customer"] L --> M["Tahap 10 — Receivable dan penerimaan pembayaran"] D --> N["Tahap 11 — Biaya operasional, Vendor Bill, Payable, pembayaran"] M --> O["Tahap 12 — Rekonsiliasi, jurnal, laporan, dan closing"] N --> O
Peta tersebut menunjukkan alur bisnis utama dan cabangnya. Urutan approval, perubahan status, kondisi Selesaikan JO, dan perpindahan data SOLOG–Accurate belum seluruhnya disahkan. Bagian tersebut harus diputuskan oleh process owner OLR sebelum SOP dinyatakan final.
Tahap 0 — Siapkan master data, konfigurasi, dan hak akses
Tujuan: memastikan transaksi tidak dibuat dengan data dasar yang salah atau belum lengkap.
- Periksa struktur organisasi: area, company, branch, serta user.
- Periksa Contacts: customer, vendor/supplier, bengkel, SPBU, driver, dan pihak terkait.
- Periksa master komersial dan operasional: service, rute, commodity, price list, contract price, vendor price, biaya, status proses, dan lokasi.
- Periksa master sumber daya: kendaraan, head, trailer, hubungan head–trailer, driver, maintenance, serta kelayakan ban.
- Bila memakai persediaan, periksa warehouse, bin location, item category, item master, unit, minimum stock, dan master pallet.
- Bila transaksi berdampak keuangan, periksa akun, pajak, termin, limit, serta pemetaan SOLOG–Accurate.
- Cocokkan akses user dengan fungsi yang akan dijalankan.
Keluaran: master data siap digunakan dan daftar gap master yang harus diperbaiki. Gunakan 05 - Register Master Data SOLOG sebagai checklist.
Pertanyaan PIC: siapa data owner, siapa yang memelihara master, siapa approver perubahan, dan siapa pemeriksa duplikasi?
Tahap 1 — Terima dan klasifikasikan permintaan customer
Pemicu: permintaan layanan, PO customer, tender, inquiry, kontrak, atau kebutuhan pengiriman.
Tentukan jalur masuk:
- Pekerjaan rutin/langsung: customer dan tarif sudah tersedia sehingga proses dapat diarahkan ke Work Order.
- Tender/penawaran: gunakan urutan Leads → Opportunity → Inquiry → Quotation → Contract sebelum Work Order.
- Customer Inquiry: gunakan bila permintaan awal dicatat melalui halaman inquiry customer.
Data yang harus dipastikan meliputi customer, pihak penghubung, jenis layanan, asal–tujuan, jadwal, commodity/barang, kebutuhan armada, harga, kontrak, dan referensi customer.
Keluaran: permintaan yang jelas, tarif/kontrak yang sah, dan keputusan apakah dapat dibuatkan Work Order.
Pertanyaan PIC: siapa penerima permintaan, siapa memeriksa harga/kontrak, dan siapa menyetujui komitmen layanan?
Tahap 2 — Buat dan periksa Work Order
Buka SOP Work Order.
- Pilih customer dan referensi permintaan/PO customer.
- Pilih service, rute, jadwal, jenis kendaraan/container, commodity, serta tarif yang berlaku.
- Gunakan Price List untuk harga umum atau Contract Price untuk harga khusus yang sudah disepakati.
- Periksa rincian layanan, kuantitas, satuan, harga, pajak, serta dokumen pendukung yang diwajibkan.
- Pastikan Work Order tidak duplikat dan dapat ditelusuri ke permintaan customer.
- Simpan/ajukan hanya oleh user berwenang setelah pemeriksaan.
Keluaran: nomor Work Order yang menjadi referensi pekerjaan operasional.
Cabang: satu Work Order dapat menghasilkan satu atau beberapa Job Order berdasarkan rute, jadwal, armada, moda, jenis barang, atau pembagian pekerjaan.
Pertanyaan PIC: siapa pembuat WO, checker tarif, approver komersial, dan penerima handoff ke Operational?
Tahap 3 — Turunkan Work Order menjadi Job Order
Buka SOP Job Order.
- Pilih Work Order yang sah.
- Pisahkan pekerjaan menjadi JO sesuai kebutuhan pelaksanaan.
- Periksa customer, service, rute, jadwal, muatan, kebutuhan armada/vendor, dan referensi harga.
- Tentukan apakah JO memerlukan Warehouse, trucking, kapal/container, vendor/subkontrak, atau kombinasi.
- Pastikan setiap JO tetap mempunyai jejak kembali ke Work Order.
- Bila memakai Job Order Draft atau Transaction Approval, ikuti status serta kewenangan yang disahkan OLR.
Keluaran: satu atau beberapa nomor Job Order yang siap direncanakan dan ditugaskan.
Pertanyaan PIC: siapa pembuat JO, siapa dispatcher/planner, siapa approver operasional, dan siapa memantau progres?
Tahap 4 — Jalankan proses Warehouse bila transaksi berbasis barang
Tahap ini dilewati pada jasa angkutan murni yang tidak menyimpan atau memproses stok.
- Good Receipt: catat atau periksa penerimaan dan referensi No. BSTB.
- Incoming Quality Check: periksa kondisi serta keputusan penerimaan/penolakan.
- Put Away: tempatkan barang ke warehouse/bin destination.
- Stock List: periksa posisi, In Progress Qty, Available Qty, serta Qty.
- Picking Order: siapkan item sesuai permintaan pengeluaran/pengiriman.
- Packaging: pilih variasi Old Items atau New Items, periksa item serta qty, lalu kemas sesuai standar OLR.
- Stock Opname/Stock Adjustment: gunakan hanya untuk pemeriksaan fisik dan koreksi yang sudah disetujui.
Mulai dari Gambaran Umum Inventory dan Warehouse, kemudian buka SOP submodul terkait.
Keluaran: barang siap dikirim, referensi penerimaan/picking/packaging, serta saldo dan lokasi yang dapat ditelusuri.
Titik kendali: pastikan barang perusahaan dan barang customer tidak tercampur, hindari Good Receipt ganda, dan pisahkan counter–checker–approver untuk opname/adjustment.
Pertanyaan PIC: siapa receiving, QC, put-away operator, picker, packer, checker, supervisor, serta pemilik stok?
Tahap 5 — Siapkan moda, armada, driver, dan sumber daya
Tentukan cabang pelaksanaan:
- Trucking internal: pilih head/trailer, driver, rute, dan jadwal; pastikan checklist, maintenance, dokumen, kilometer, serta kondisi ban memadai.
- Kapal/container: periksa Voyage Schedule, container, ETD, ETA, dan hubungan ke JO/manifest.
- Vendor/subkontrak: gunakan vendor yang sah, Vendor Price/kontrak yang benar, serta proses Vendor Job bila diperlukan.
- FTL: umumnya berfokus pada satu muatan/armada per perjalanan.
- LTL/berbasis item: membutuhkan rincian item, berat/volume, konsolidasi, packing list, dan kemungkinan proses Warehouse.
Keluaran: sumber daya dan jadwal siap digunakan tanpa konflik penugasan.
Pertanyaan PIC: siapa dispatcher, fleet checker, maintenance, tyre admin, vendor coordinator, dan approver penggunaan vendor?
Tahap 6 — Bentuk Manifest/Packing List dan Delivery Order
Buka SOP Packing List dan Manifest dan SOP Delivery Order.
- Kelompokkan JO ke Manifest/Packing List sesuai rute, jadwal, armada, moda, atau konsolidasi barang.
- Periksa driver, kendaraan, trailer/container, item/muatan, asal–tujuan, waktu, dan dokumen pendukung.
- Buat atau periksa Delivery Order/surat jalan yang akan dibawa dalam pelaksanaan.
- Pastikan nomor WO, JO, Manifest/Packing List, dan Delivery Order saling merujuk.
- Untuk perjalanan yang memerlukan BBM, gunakan Register BBM sesuai kebijakan dan kewenangan.
Keluaran: dokumen penugasan dan pengiriman yang dapat ditelusuri.
Pertanyaan PIC: siapa pembuat manifest, dispatcher, pemeriksa surat jalan, penyerah dokumen, serta penerima bukti kembali?
Tahap 7 — Laksanakan pekerjaan dan perbarui progres
- Jalankan perjalanan/pengiriman sesuai JO, Manifest/Packing List, dan Delivery Order.
- Perbarui Operational Progress atau status yang ditetapkan OLR.
- Catat waktu, posisi, kejadian, perubahan armada/driver, biaya, dan dokumen yang relevan.
- Bila terjadi masalah, bedakan penanganannya:
- keterlambatan/perubahan jadwal;
- barang kurang/rusak;
- kendaraan bermasalah;
- biaya tambahan;
- claim customer/vendor;
- pekerjaan vendor/subkontrak.
- Jangan menutup pekerjaan sebelum bukti dan biaya yang diwajibkan lengkap.
Keluaran: status pekerjaan terkini, jejak aktivitas, serta daftar pengecualian yang harus diselesaikan.
Pertanyaan PIC: siapa yang memperbarui status, siapa memeriksa bukti, siapa menangani exception, dan siapa memberi informasi kepada customer?
Tahap 8 — Verifikasi penyelesaian pekerjaan
Sebelum JO dinyatakan selesai, periksa:
- Delivery Order/surat jalan dan bukti serah terima sudah kembali.
- Status perjalanan, tanggal, rute, armada, driver, serta penerima sesuai.
- Seluruh manifest/packing list dan JO terkait sudah direkonsiliasi.
- Claim, selisih barang, biaya tambahan, atau dokumen kurang sudah ditangani.
- Biaya perjalanan/vendor sudah dicatat atau minimal diidentifikasi.
- Syarat penggunaan tombol Selesaikan JO telah dipenuhi sesuai kebijakan OLR.
Keluaran: pekerjaan siap ditagihkan dan biaya siap direkonsiliasi.
Gap keputusan: syarat status, siapa yang boleh menyelesaikan JO, dan apakah penyelesaian dapat dibatalkan masih harus disahkan.
Tahap 9 — Buat invoice customer
Buka SOP Invoice.
- Pilih JO/Delivery Order yang sudah memenuhi syarat penagihan.
- Cocokkan customer, kontrak/tarif, layanan, kuantitas, harga, pajak, dan biaya tambahan yang boleh ditagihkan.
- Periksa nomor referensi customer, dokumen pendukung, tanggal invoice, termin, dan jatuh tempo.
- Pastikan satu pekerjaan tidak ditagihkan dua kali.
- Ajukan invoice sesuai pemeriksaan dan approval Finance.
Keluaran: invoice customer dan saldo piutang bila transaksi kredit.
Pertanyaan PIC: siapa billing admin, siapa memeriksa dokumen operasional, siapa memeriksa pajak/harga, dan siapa approver invoice?
Tahap 10 — Kelola piutang dan penerimaan pembayaran
- Pantau invoice pada Receivables.
- Cocokkan jatuh tempo, pembayaran, potongan/koreksi, dan bukti bank/kas.
- Catat atau konfirmasi penerimaan pembayaran pada sistem yang ditetapkan.
- Rekonsiliasi saldo customer dan invoice yang masih terbuka.
- Untuk koreksi, gunakan proses yang disahkan; jangan mengubah transaksi historis tanpa audit trail.
Keluaran: status piutang dan pembayaran customer yang sudah direkonsiliasi.
Keputusan wajib: tentukan aktivitas yang dilakukan di SOLOG, Accurate, atau manual, termasuk arah dan frekuensi pertukaran datanya.
Pertanyaan PIC: siapa AR admin, cashier/treasury, checker bank, accounting, dan approver koreksi?
Tahap 11 — Catat biaya operasional, Vendor Bill, dan hutang
Proses ini dapat berjalan paralel sejak JO dibuat.
- Identifikasi biaya internal, biaya perjalanan, BBM, vendor job, maintenance, pembelian persediaan, dan biaya lain.
- Cocokkan biaya dengan JO, vendor, kendaraan, driver, rute, serta dokumen sumber.
- Untuk pembelian, gunakan alur Purchase Request → Purchase Order → Good Receipt → Vendor Bill.
- Untuk tagihan vendor pekerjaan, periksa hubungan Vendor Job/JO/Good Receipt sesuai jenis biaya.
- Cocokkan nilai, pajak, termin, jatuh tempo, dan bukti penerimaan sebelum membentuk hutang.
- Lakukan pembayaran hanya melalui proses kas/bank dan kewenangan yang disahkan.
Keluaran: biaya per pekerjaan, Vendor Bill, saldo hutang, dan status pembayaran.
Pertanyaan PIC: siapa requester, purchasing, receiving, AP admin, verifier dokumen, treasury, dan approver pembayaran?
Tahap 12 — Rekonsiliasi, jurnal, laporan, dan closing
- Rekonsiliasi WO–JO–Manifest/Delivery Order–Invoice.
- Rekonsiliasi pendapatan, piutang, penerimaan, biaya, hutang, dan pembayaran.
- Rekonsiliasi stok Warehouse/Inventory, Write-Off, Stock Opname, Stock Adjustment, serta nilai persediaan.
- Rekonsiliasi kendaraan, maintenance, aset, dan TyMS bila berdampak ke biaya/nilai.
- Periksa Cash/Bank Transactions, Cash Advances, reimburse, cheque, transfer, dan cash count.
- Periksa jurnal serta laporan pada sistem resmi Finance.
- Selesaikan gap antara SOLOG, Accurate, dan dokumen manual sebelum closing.
- Closing/reopen hanya dilakukan oleh role berwenang setelah seluruh process owner memberi konfirmasi.
Keluaran: laporan operasional dan keuangan yang dapat ditelusuri serta periode yang sudah ditutup.
Pertanyaan PIC: siapa process owner tiap modul, siapa PIC rekonsiliasi SOLOG–Accurate, siapa accounting checker, siapa approver closing, dan siapa auditor/internal control?
Titik kontrol yang harus selalu ditanyakan saat presentasi
Untuk setiap tahap, gunakan enam pertanyaan berikut:
- Apa pemicunya? Dokumen atau status apa yang mengizinkan proses dimulai?
- Siapa yang membuat? Tetapkan Responsible dan PIC cadangan.
- Siapa yang memeriksa dan menyetujui? Pisahkan checker serta Accountable/Approver.
- Apa input dan outputnya? Tentukan dokumen masuk, nomor referensi, lampiran, serta dokumen keluar.
- Kapan dianggap selesai? Tentukan status akhir, bukti wajib, dan kondisi pembatalan/revisi.
- Sistem resminya apa? Tentukan SOLOG, Accurate, atau manual serta siapa yang merekonsiliasi.
Setelah setiap jawaban disepakati, perbarui 04 - Matriks PIC dan RACI Proses SOLOG dan 05 - Register Master Data SOLOG. Jangan mengisi nama PIC hanya berdasarkan dugaan dokumentator.
Alur berdasarkan jenis transaksi
1. Pengiriman rutin berbasis Work Order
Customer/PO Customer → Work Order → satu atau beberapa Job Order → Manifest/Packing List → Delivery Order → Invoice Jual → Piutang/Pembayaran
Satu Work Order dapat memuat beberapa layanan atau rute dan menghasilkan beberapa Job Order. Setiap JO ditugaskan ke manifest, Delivery Order, dan invoice sesuai pekerjaannya.
2. Tender atau penjualan yang belum menjadi order
Lead → Opportunity → Inquiry → Quotation → Contract → Work Order → Job Order → proses pengiriman
Jalur ini dipakai bila peluang perlu melalui proses penawaran dan kesepakatan sebelum menjadi pekerjaan operasional.
3. Pengiriman barang yang memakai gudang
Inventory/Good Receipt → Put Away/Stock → Picking Order → Packaging → Job Order/Manifest → Delivery Order
Jalur ini menambahkan kontrol stok, item, berat/volume, dan packaging. Jalur tersebut tidak selalu dipakai pada jasa angkutan murni.
4. Pengadaan dan pemakaian pendukung armada
Purchase Request → Purchase Order → Good Receipt → Vendor Bill → Payables → Payment
Jalur ini dipakai untuk persediaan, perawatan kendaraan, dan TyMS sesuai kebutuhan transaksi. Proses keuangannya berakhir di hutang/vendor payment bila pembelian dilakukan secara kredit.
5. Siklus ban pada TyMS
flowchart LR A["Master ban, tipe, dan ukuran"] --> B["Purchase Request"] B --> C["Purchase Order"] C --> D["Goods Receipt"] D --> E["Daftar dan Stock Ban"] E --> F["Lepas / Pasang Ban"] F --> G["Assessment"] G --> H{"Hasil pemeriksaan"} H -->|Masih layak| E H -->|Perlu vulkanisir| I["Permintaan Vulkanisir"] I --> J["Penerimaan Vulkanisir"] J --> E H -->|Tidak layak| K["Write-Off"] E --> L["Storing"]
Cabang tersebut menunjukkan fungsi menu yang tersedia, bukan urutan approval final. Role, syarat status, dan keputusan layak/vulkanisir/write-off tetap mengikuti kebijakan OLR dan harus dikonfirmasi sebelum SOP ditetapkan sebagai versi final.
| Jenis transaksi | Kapan dipakai | Dampaknya pada alur |
|---|---|---|
| Penjualan langsung vs tender | Customer lama dengan kebutuhan rutin dapat langsung dibuatkan Work Order; tender mengikuti Leads → Opportunity → Inquiry → Quotation → Contract | Tahap Marketing yang dilalui lebih panjang pada tender |
| Tarif umum vs tarif kontrak | Harga layanan memakai Price List umum atau harga khusus dalam Contract Price | Sumber harga dan rujukan kontrak pada Work Order/JO berbeda |
| FTL vs LTL/berbasis item | FTL berfokus pada satu muatan/armada per perjalanan; LTL atau pengiriman barang memerlukan rincian item, berat/volume, packing list, dan kemungkinan proses gudang | Detail JO dan manifest bertambah; Warehouse dapat ikut terlibat |
| Trucking vs kapal/container | Trucking memakai kendaraan dan driver; pengiriman laut dapat memakai Voyage Schedule, container, ETD, dan ETA | Dokumen dan jadwal perjalanan berbeda, tetapi tetap ditautkan ke JO dan manifest |
| Cash vs kredit/termin | Pembayaran langsung dapat diselesaikan lebih cepat; kredit memerlukan due date, invoice, piutang, dan konfirmasi pembayaran | Tahap Finance setelah Invoice berbeda |
| Biaya kas vs biaya vendor | Biaya perjalanan dapat dibayar kas/bank atau menimbulkan tagihan vendor | Berakhir pada Cash/Bank Transaction atau Vendor Bill → Payables |
| Dengan stok vs tanpa stok | Jasa murni tidak selalu memakai gudang; pengiriman item dapat memerlukan penerimaan, put away, picking, packaging, dan stok | Modul Inventory/Warehouse menjadi bagian dari proses operasional |
Ketentuan umum sebelum proses
- Master data harus sudah benar: customer/vendor, rute, service, tarif, armada, driver, serta akun bila transaksi berdampak ke keuangan.
- Rujukan antar dokumen harus ditelusuri: Work Order → Job Order → Manifest/Delivery Order → Invoice.
- Status perjalanan dan biaya harus diperbarui sebelum invoice atau penutupan transaksi.
- Untuk transaksi keuangan, jurnal, hutang, piutang, dan status pembayaran perlu diperiksa sesuai kebijakan perusahaan.
Peta modul
| Kelompok | Fungsi utama |
|---|---|
| Setting dan Contacts | Data dasar, akun, rute, biaya, customer, dan vendor |
| Marketing | Tarif, lead/tender, inquiry, quotation, kontrak, Work Order |
| Operational | Job Order, manifest/packing list, Delivery Order, biaya, invoice, progres, laporan |
| Vehicles dan Driver | Master dan kesiapan armada, maintenance, mutasi, posisi, pengemudi |
| Inventory dan Warehouse | Pengadaan, penerimaan, stok, picking, packaging, put away, write-off, pallet |
| Finance & Accounting | Pajak, aset, hutang, piutang, kas, jurnal, anggaran, closing |
| TyMS | Pengadaan, stok, pemasangan, assessment, vulkanisir, dan penyimpanan ban |
Ketentuan sistem keuangan
Sebagian proses Finance & Accounting OLR dijalankan melalui Accurate. SOP keuangan perlu menunjukkan proses yang dilakukan di SOLOG, proses yang dilakukan di Accurate, dan titik pertukaran datanya. Gunakan Batas Sistem dan Rekonsiliasi SOLOG–Accurate–Manual untuk memandu keputusan system of record dan PIC rekonsiliasi.
Tindak lanjut setelah presentasi alur
- Validasi master data melalui 05 - Register Master Data SOLOG.
- Tentukan system of record Finance untuk setiap domain SOLOG–Accurate.
- Tetapkan pelaksana, pemeriksa, approver, dan pihak terkait pada 04 - Matriks PIC dan RACI Proses SOLOG.
- Cocokkan hasil penetapan PIC dengan User Management dan hak akses aplikasi.