Payable Opening Balance
Tujuan
Saldo Hutang digunakan untuk melihat dan menyiapkan saldo awal hutang kepada supplier/vendor. Saldo ini harus
memiliki tanggal cutover, partner, akun, nominal, dan jatuh tempo yang dapat direkonsiliasi dengan dokumen sumber.
Dokumentasi ini hanya menjelaskan UI; isi vendor, tanggal, nominal, dan data transaksi tidak dipindahkan ke SOP.
Pengguna dan kewenangan
| Fungsi | Kegiatan | Batasan |
|---|---|---|
| AP/Accounting | Menyusun saldo hutang awal dan referensi dokumen | Tidak menyimpan tanpa checker/approval |
| Purchasing/Procurement | Memvalidasi supplier/vendor dan dokumen pembelian | Tidak menentukan akun atau nominal akuntansi |
| Finance Manager/Chief Accounting | Menyetujui cutover dan rekonsiliasi | PIC aktual harus diputuskan OLR |
| System Admin | Menjaga akses dan master Branch/Accounts/Supplier | Tidak mengisi saldo |
Navigasi dan daftar
Setting → Saldo Hutang (route #!/setting/saldo_hutang). Breadcrumb yang terlihat adalah Setting / Saldo Hutang.
| No. | Elemen | Fungsi UI | Catatan |
|---|---|---|---|
| 1 | Add | Membuka Add Saldo Awal Hutang | Tidak ditekan saat kajian |
| 2 | Export Excel | Mengeluarkan daftar saldo hutang | Hak ekspor dan penyimpanan harus dibatasi |
| 3 | Pemilih jumlah data | Opsi 10, 25, 50, 100, All | Hanya tampilan |
| 4 | Pencarian | Menyaring data | Jangan menyalin hasil ke SOP |
| 5 | Kode Jurnal | Referensi jurnal saldo hutang | Daftar saat capture tidak berisi baris transaksi |
| 6 | Tanggal | Tanggal saldo/jurnal | Nilai bila ada harus direkonsiliasi |
| 7 | Supplier | Partner/vendor hutang | Master Supplier/Vendor harus berasal dari sumber resmi |
| 8 | Branch | Cakupan cabang | Branch adalah dimensi penting untuk cutover |
| 9 | Total | Total nominal saldo | Nilai tidak dipublikasikan |
| 10 | Aksi/kolom terakhir | Kolom aksi pada daftar | Detail/edit/hapus tidak dijalankan |
| 11 | Pagination | Navigasi halaman | Bukan perubahan data |
Pada snapshot read-only, tabel menampilkan No data available in table. Ini hanya keadaan data pada saat audit dev,
bukan kesimpulan bahwa fitur saldo hutang tidak digunakan di OLR.
Form Add Saldo Awal Hutang
Form kosong menampilkan field berikut:
| No. | Field/kontrol | Status pada form kosong |
|---|---|---|
| 1 | Branch | Pilihan Branch; nilai yang tampil disamarkan |
| 2 | Tanggal Transaksi* | Textbox wajib dan kosong pada capture |
| 3 | Supplier/Vendor* | Pilihan wajib dengan placeholder Choose Supplier/Vendor |
| 4 | Akun Saldo Awal | Pilihan akun dengan placeholder Choose Akun |
| 5 | Jatuh Tempo | Input jumlah hari; nilai default disamarkan |
| 6 | Nominal* | Input nominal wajib; nilai default disamarkan |
| 7 | Keterangan | Textbox keterangan |
| 8 | Kembali | Kembali ke daftar |
| 9 | Save | Menyimpan saldo awal; tidak ditekan |
Prosedur baca-only
- Buka Setting → Saldo Hutang dan periksa kolom serta status data tanpa membuka detail transaksi.
- Pastikan Branch, periode cutover, Supplier/Vendor, dan Accounts sudah tersedia serta sesuai kewenangan.
- Buka Add hanya untuk melihat struktur form kosong.
- Catat kebutuhan field dan dokumen pendukung tanpa memilih dropdown atau mengetik nominal.
- Pada proses resmi, isi tanggal transaksi, Supplier/Vendor, Akun Saldo Awal, Jatuh Tempo, Nominal, dan Keterangan dari
dokumen sumber yang disetujui; lakukan checker review sebelum Save. - Setelah penyimpanan resmi, cocokkan jurnal, total, jatuh tempo, saldo hutang, dan laporan AP dengan system of record.
Variasi alur
- Per supplier/vendor: satu saldo dapat membutuhkan partner dan dokumen sumber yang jelas.
- Per Branch: saldo harus dipisah bila laporan atau kewajiban dikelola per cabang.
- Per jatuh tempo: nilai hari menjadi dasar aging/AP; definisi tanggal mulai dan kalender bisnis perlu dikonfirmasi.
- Per akun: Akun Saldo Awal harus mengikuti mapping Default Account/Accounts dan keputusan system of record.
- Tanpa data pada daftar: jangan membuat saldo baru hanya untuk mengisi daftar; validasi kebutuhan cutover lebih dulu.
Pemisahan SOLOG, Accurate, dan manual
SOLOG membuktikan menu daftar dan form input saldo hutang, bukan system of record hutang. OLR harus menetapkan apakah
saldo hutang awal berada di SOLOG, Accurate, atau sumber manual, serta bagaimana mapping partner, akun, tanggal, nominal,
dan jatuh tempo direkonsiliasi. Vendor Bills dan Payable Payment tidak boleh dianggap otomatis terisi sebelum integrasi
dan posting diuji.
Prasyarat/master data
- 00 - Accounts dan 01 - Default Account telah disahkan.
- Supplier/Vendor pada Contacts aktif dan memiliki identitas serta dokumen yang valid.
- Branch, periode cutover, dokumen hutang, nominal, mata uang/termin (bila berlaku), dan jatuh tempo tersedia.
- PIC AP, checker, approver, dan rekonsiliator ditetapkan pada 04 - Matriks PIC dan RACI Proses SOLOG.
- Crosswalk SOLOG–Accurate–manual dan aturan anti-duplikasi tersedia.
Lampiran/keluaran
- Daftar invoice/bill atau berita acara saldo hutang per supplier.
- Bukti rekonsiliasi total dan aging dengan buku resmi.
- Nomor jurnal saldo awal dan audit trail persetujuan.
- Export Excel bila diizinkan; file keluaran harus memiliki kontrol akses.
Checklist
- Supplier/Vendor, Branch, dan periode cutover tervalidasi.
- Dokumen sumber, nominal, akun, dan jatuh tempo lengkap.
- Saldo tidak menggandakan Vendor Bills atau opening balance lain.
- Debit/kredit dan total direkonsiliasi dengan system of record.
- Checker dan approver menyetujui sebelum Save.
- Audit trail, tanggal efektif, dan koreksi/reversal ditetapkan.
- Isi transaksi tidak disalin ke SOP publik.
Gap
- Validasi nominal, format tanggal, jatuh tempo, mata uang, dan aturan supplier belum diuji.
- Detail edit/hapus, approval, reversal, dan audit trail belum diverifikasi.
- Hubungan dengan Vendor Bills, Payable Payment, Account Opening Balance, dan Accurate belum diputuskan.
- Status empty list pada dev tidak menjelaskan kondisi produksi.
Referensi
00 - Accounts · 01 - Default Account · 02 - Account Opening Balance · 13 - Vendor Bills · 11 - All Payables · 12 - Payable Payment · 00 - Gambaran Umum Contacts