Permintaan Reimburse Kas
Tujuan
Halaman ini digunakan untuk mencatat dan menelusuri permintaan penggantian kas berdasarkan biaya yang dipilih untuk periode tertentu. Dokumen permintaan menjadi titik awal sebelum proses Realisasi Reimburse dan pembayaran melalui kas/bank.
Pengguna dan kewenangan
- Pemohon biaya menyiapkan periode biaya, cabang, akun kas/bank, dan rincian biaya yang akan direimburse.
- Finance memeriksa kelengkapan biaya, memilih rekening pemohon dan rekening reimburse, serta meneruskan permintaan sesuai kebijakan internal.
- Approver/otorisator memeriksa permintaan sebelum pembayaran. Nama PIC tidak ditetapkan oleh dokumentasi ini; lihat matriks PIC/RACI.
Navigasi
- Buka Finance & Accounting → Cash Reimburse → Permintaan Reimburse.
- Daftar langsung menampilkan halaman Reimburse Kas dengan subbagian Permintaan Reimburse Kas.
- Gunakan Tambah untuk membuka form kosong
#!/keuangan/reimburse-kas/create. - Gunakan Realisasi pada submenu Cash Reimburse untuk tahap lanjutan setelah permintaan disetujui/siap dibayar.
Alur inti dan variasi
Alur standar
Master biaya & rekening → Permintaan Reimburse → Tampilkan Biaya → periksa rincian → Simpan (oleh operator berwenang) → pemeriksaan/otorisasi → Realisasi Reimburse → pembayaran dan bukti
Variasi yang perlu dijelaskan kepada user
- Biaya tersedia: setelah periode dan cabang dipilih, operator menampilkan biaya yang memenuhi kriteria, memilih rincian yang relevan, lalu memeriksa total.
- Tidak ada akun mutasi: aplikasi dapat menampilkan peringatan “Tidak ada akun mutasi yang terdaftar pada cabang ini, Silahkan ubah data pada setting cabang !”. Permintaan tidak boleh dipaksakan; pemilik master data perlu melengkapi setting cabang terlebih dahulu.
- Cabang reimburse berbeda: cabang pemohon dan cabang reimburse dapat menjadi dua konteks berbeda. Pastikan rekening pemohon, rekening reimburse, dan ayat silang sesuai kebijakan intercompany/cabang.
- Koreksi atau penolakan: bila rincian biaya, periode, atau rekening tidak sesuai, kembalikan untuk perbaikan sebelum operator menjalankan aksi simpan/otorisasi.
Prasyarat dan master data
- Cabang pemohon dan cabang reimburse aktif.
- Akun Kas/Bank Pemohon dan Kas/Bank Reimburse tersedia pada cabang terkait.
- Akun Ayat Silang Kas/Bank Reimburse telah dipetakan bila digunakan.
- Biaya sumber telah tercatat pada periode yang diminta dan memiliki referensi, vendor, serta nominal yang dapat ditelusuri.
- Kebijakan periode biaya, pemisahan cabang, dan batas nominal telah disepakati Finance.
Halaman daftar
| No. | Elemen UI | Fungsi penggunaan |
|---|---|---|
| 1 | Tambah | Membuka form permintaan reimburse baru. Tombol hanya dijelaskan; tidak ditekan pada inspeksi read-only. |
| 2 | Export Excel | Mengekspor daftar sesuai tampilan/filter yang aktif. Verifikasi ekspor perlu dilakukan oleh user berwenang. |
| 3 | Menampilkan Data | Mengatur jumlah baris per halaman (10/25/50/100/All). |
| 4 | Search | Menyaring daftar berdasarkan teks yang diketik. |
| 5 | Header kolom | No. Transaksi, Tgl Transaksi, Periode Biaya, Cabang Pemohon, Cabang Reimburse, Kas/Bank Pemohon, Kas/Bank Reimburse, Total, Status, dan kolom aksi. |
| 6 | Body tabel | Pada dev yang diinspeksi tidak terdapat baris transaksi; pesan tabel kosong harus dibedakan dari error aplikasi. |
| 7 | Pagination | Menunjukkan rentang baris dan navigasi halaman. |
Form tambah (form kosong)
| No. | Field/tombol | Keterangan SOP |
|---|---|---|
| 1 | Tgl. Permintaan | Tanggal permintaan; periksa kalender/periode sebelum mengisi. |
| 2 | Periode Biaya* | Rentang tanggal biaya yang akan ditarik. Kedua tanggal wajib konsisten dengan periode pembukuan. |
| 3 | Cabang Pemohon* | Cabang yang mengajukan penggantian. |
| 4 | Cabang Reimburse* | Cabang yang menanggung/membayar penggantian; pada UI dapat nonaktif sampai cabang pemohon dipilih. |
| 5 | Kas / Bank Pemohon* | Rekening asal yang terkait pemohon atau pencatatan biaya. |
| 6 | Ayat Silang Kas / Bank Reimburse* | Akun perantara/ayat silang apabila transfer antar rekening/cabang digunakan. |
| 7 | Kas / Bank Reimburse* | Rekening tujuan pembayaran reimburse. |
| 8 | Nominal | Total nominal yang diminta; total sebaiknya berasal dari rincian biaya, bukan ketik ulang tanpa rekonsiliasi. |
| 9 | Keterangan | Catatan singkat yang membantu penelusuran dan persetujuan. |
Elemen form lanjutan yang teridentifikasi dari struktur halaman:
- Kembali untuk kembali ke daftar.
- Simpan untuk menyimpan permintaan; tidak dijalankan dalam kajian ini.
- Tampilkan Biaya untuk menarik biaya sesuai periode/cabang.
- Reset Detail untuk mengosongkan pilihan rincian; tidak dijalankan dalam kajian ini.
- Tabel detail biaya berkolom Tanggal, Kode Ref, Biaya, Vendor, Keterangan, Jumlah dan menampilkan
Tidak ada Data!bila belum ada rincian.
Prosedur operasional (untuk SOP user)
- Pastikan master cabang, kas/bank, ayat silang, vendor, dan kategori biaya sudah benar.
- Dari daftar, buka Tambah.
- Periksa tanggal permintaan dan isi Periode Biaya sesuai dokumen sumber.
- Pilih Cabang Pemohon; verifikasi Cabang Reimburse yang terisi/terbuka sesuai aturan perusahaan.
- Pilih Kas/Bank Pemohon, Ayat Silang bila diperlukan, dan Kas/Bank Reimburse.
- Jalankan Tampilkan Biaya hanya setelah prasyarat siap, kemudian cocokkan setiap baris detail dengan bukti biaya.
- Pastikan total rincian sama dengan nominal permintaan; tulis keterangan yang memudahkan approval.
- Jika muncul peringatan akun mutasi, hentikan proses dan eskalasi ke owner master data cabang. Jangan melanjutkan penyimpanan sampai mapping diperbaiki.
- Setelah pemeriksaan berjenjang selesai, operator berwenang dapat menjalankan Simpan sesuai kebijakan. Langkah ini di luar inspeksi read-only.
- Tautkan nomor permintaan ke tahap Realisasi Reimburse, bukti pembayaran, dan rekonsiliasi kas/bank.
Keluaran dan lampiran
- Nomor transaksi permintaan reimburse dan statusnya.
- Rincian biaya yang dipilih, total nominal, serta cabang/rekening terkait.
- Lampiran bukti biaya, invoice/kwitansi, atau dokumen persetujuan sesuai kebijakan OLR.
- Bukti realisasi dan pembayaran pada submodul Realisasi Reimburse.
Hubungan antarmodul
- Setting → Branch/Account/Bank: menyediakan cabang dan rekening yang muncul pada form.
- Operational/Marketing: menjadi sumber biaya atau referensi kegiatan yang ditagihkan, bila biaya berasal dari proses operasional.
- Cash/Bank Transactions dan Journals: menerima dampak pencatatan kas dan jurnal setelah realisasi/otorisasi.
- Accurate/manual: status integrasi dan rekonsiliasi harus dikonfirmasi; halaman ini tidak membuktikan bahwa posting ke Accurate berjalan otomatis.
Checklist sebelum meneruskan
- Periode biaya dan tanggal permintaan benar.
- Cabang pemohon/reimburse sudah tepat.
- Kas/bank pemohon dan reimburse aktif serta sesuai.
- Ayat silang tersedia bila diperlukan.
- Semua rincian biaya dapat ditelusuri ke referensi/vendor/bukti.
- Total rincian sama dengan nominal permintaan.
- Peringatan akun mutasi sudah ditangani atau tidak muncul.
- Nomor permintaan dan status dicatat untuk tahap realisasi.
- PIC/approver mengikuti matriks RACI, bukan asumsi nama dari dokumentasi.
Gap dan batas verifikasi
- Dev yang diinspeksi tidak memiliki baris transaksi sehingga status dan aksi detail belum dapat diverifikasi menggunakan data contoh.
- Peringatan akun mutasi menunjukkan ketergantungan pada setting cabang; owner dan prosedur perubahan master perlu keputusan OLR.
- Tombol Simpan, Tampilkan Biaya, Reset Detail, dan Export Excel tidak dieksekusi karena batas read-only.
- Mapping posting ke Accurate versus jurnal manual belum dapat disimpulkan dari UI ini; pisahkan sebagai keputusan Finance/Accounting.
Bukti inspeksi
- Daftar:
#!/keuangan/reimburse-kas(dev, read-only). - Form:
#!/keuangan/reimburse-kas/create(dev, form kosong, read-only). - Screenshot final dianotasi dan disamarkan pada folder
_assets/Screenshot/05 - Keuangan.