Budgeting
Tujuan dan cakupan
Budgeting digunakan untuk menyusun anggaran per periode, branch, dan akun, serta memantau status persetujuannya. SOP ini mendokumentasikan daftar anggaran dan form tambah kosong; detail anggaran existing, approval, dan penggunaan aktual tidak dibuka.
Pengguna dan peran
- Budget preparer/Finance: menyiapkan periode, branch, akun, dan nominal anggaran.
- Process owner/Department: memberikan kebutuhan dan justifikasi.
- Approver/Management: memeriksa dan menyetujui anggaran.
- Accounting: menjaga mapping akun dan rekonsiliasi actual vs budget.
PIC belum ditetapkan; gunakan 04 - Matriks PIC dan RACI Proses SOLOG.
Navigasi dan daftar
Finance & Accounting → Budgeting
- Daftar:
#!/keuangan/budgeting - Form tambah:
#!/keuangan/budgeting/create - Kontrol: Filter, Add, page size 10/25/50/100/All, pencarian, pengurutan, pagination, dan aksi detail.
- Kolom: Code, Periode, Cabang, Total Anggaran, Status, Action.
Keterangan penanda daftar
| No. | Elemen | Fungsi |
|---|---|---|
| 1 | Filter | Menyaring anggaran. Kriteria tidak dijalankan saat dokumentasi. |
| 2 | Add | Membuka form Tambah Budgeting. |
| 3 | Page size | Mengatur jumlah baris. |
| 4 | Pencarian | Mencari anggaran. |
| 5 | Header | Code, Periode, Cabang, Total Anggaran, Status, Action. |
| 6 | Body | Baris existing ditutup; jangan menyalin periode, branch, nilai, atau status aktual. |
| 7 | Pagination | Navigasi halaman. |
Prasyarat dan master data
- Periode bulan/tahun anggaran dan branch sudah disahkan.
- Chart of Accounts aktif dan akun yang boleh dianggarkan ditetapkan.
- Pemilik anggaran, cost center/departemen, target, dan dokumen justifikasi tersedia.
- Batas perubahan, approval, dan versi anggaran diketahui.
- Actual dari Cash/Bank, AP/AR, Operational, Inventory, Vehicles/TyMS, dan Fixed Asset dapat direkonsiliasi.
Struktur form Tambah Budgeting
| Bagian | Field/kontrol | Panduan |
|---|---|---|
| Header | Periode *: Pilih Bulan, Pilih Tahun | Pilih periode anggaran; jangan menggunakan periode yang sudah closed tanpa persetujuan. |
| Header | Branch * | Pilih cabang yang memiliki anggaran; nilai default ditutup pada gambar. |
| Header | Keterangan | Justifikasi/ringkasan anggaran. |
| Detail Akun | Tambah Akun | Membuka baris akun; tidak ditekan pada sesi read-only. |
| Detail Akun | Tabel | Kolom No, Kode Akun, Nama Akun, Nominal Anggaran, Notes, Action. Form kosong menampilkan “Belum ada data akun”. |
| Upload File | File Pendukung | Choose File/Choose Files; format yang ditampilkan: JPG, PNG, PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, maksimum 5 MB per file, dapat multiple file. Tidak ada file dipilih. |
| Aksi | Back | Kembali ke daftar. |
| Aksi | Save | Menyimpan anggaran; terlihat disabled pada form kosong dan tidak ditekan. |
Alur SOP penggunaan
- Pastikan periode, branch, cost center, pemilik, dan sumber kebutuhan anggaran disahkan.
- Buka daftar Budgeting dan cek apakah periode/branch sudah memiliki anggaran; hindari duplikasi versi.
- Buka Add; pilih bulan dan tahun, Branch, lalu tulis Keterangan.
- Klik Tambah Akun pada proses resmi dan pilih akun yang disetujui. Isi nominal dan Notes per akun.
- Lampirkan dokumen pendukung sesuai kebutuhan; patuhi tipe dan batas ukuran file.
- Periksa total, cakupan periode, akun, branch, dan konsistensi dengan budget owner. Jangan tekan Save sebelum review.
- Simpan oleh preparer berwenang, lalu ikuti approval management. Status approval tidak diuji pada sesi read-only.
- Saat pelaksanaan, bandingkan actual dengan anggaran dari Cash/Bank, AP/AR, Operational, Inventory, Vehicles/TyMS, atau Fixed Asset.
- Perubahan anggaran, carry forward, atau revisi harus memakai versi/approval yang ditetapkan; jangan overwrite anggaran approved tanpa jejak.
Variasi dan percabangan
- Branch berbeda: setiap branch memiliki total dan akun yang terpisah.
- Periode bulanan vs tahunan: form meminta bulan dan tahun; aturan rolling/yearly perlu konfirmasi.
- Satu vs banyak akun: tombol Tambah Akun memungkinkan detail lebih dari satu; perilaku balance/limit belum diuji.
- Draft vs Approved: daftar memperlihatkan Status; transisi dan tombol approval tidak dijalankan.
- Lampiran multiple: form menyebut dapat memilih multiple file; bukti wajib dan retention belum diputuskan.
Keluaran, lampiran, dan hubungan
- Keluaran: Code, Periode, Cabang, Total Anggaran, Status, dan detail akun.
- Lampiran: file pendukung anggaran dengan format/ukuran sebagaimana UI.
- Hubungan: 00 - Accounts, 01 - Default Account, 24 - Cash Bank Transactions, 25 - Cash Advances, 29 - Cashplan Transaction, 30 - Report Finance dan Accounting, 31 - Closing, dan laporan actual departemen.
- Pemetaan buku SOLOG–Accurate–manual dan PIC rekonsiliasi harus ditetapkan OLR.
Checklist
- Periode bulan/tahun dan branch benar.
- Budget owner dan cost center disetujui.
- Akun yang dipilih aktif dan sesuai tujuan.
- Nominal dan Notes per akun memiliki dasar.
- Tidak ada anggaran duplikat untuk periode/branch yang sama.
- Lampiran memenuhi format, ukuran, dan kebijakan retensi.
- Status approval dan revisi memiliki jejak.
- Actual vs budget direkonsiliasi secara berkala.
Batasan verifikasi dan gap
- Daftar memuat satu baris existing; periode, branch, nilai, dan status ditutup pada aset final.
- Filter, detail, approval, revisi, dan ekspor tidak dijalankan.
- Form Add kosong; Tambah Akun, file upload, Back, dan Save tidak dijalankan.
- Aturan periode closed, limit akun, versioning, approval, notifikasi, actual integration, dan system of record belum diverifikasi.
Bukti visual
- Daftar beranotasi:
_assets/Screenshot/05 - Keuangan/28 - Budgeting - Daftar - Anotasi.png - Form kosong beranotasi:
_assets/Screenshot/05 - Keuangan/28 - Budgeting - Form Add - Anotasi.png