Panduan Menjelaskan SOLOG dan Menetapkan PIC

Halaman ini dipakai saat menjelaskan SOLOG kepada user atau process owner. Tujuannya bukan hanya menunjukkan menu, tetapi menyepakati cara kerja, data yang harus siap, dan siapa PIC pada setiap titik proses.

Gunakan halaman ini bersama:

1. Cara membuka penjelasan

Mulai dengan kalimat sederhana:

SOLOG adalah aplikasi operasional logistik berbasis web. Alurnya dimulai dari data dasar, permintaan customer, Work Order, Job Order, pelaksanaan operasional, dokumen pengiriman, tagihan customer, biaya/vendor bill, pembayaran, rekonsiliasi, sampai laporan atau closing.

Setelah itu tekankan tiga hal:

Dokumentasi ini menjelaskan alur penggunaan aplikasi, bukan isi transaksi historis.
Screenshot dipakai untuk menunjukkan posisi menu, tombol, field, tabel, filter, dan lampiran.
Nama PIC belum boleh diisi berdasarkan dugaan; PIC harus diputuskan oleh OLR atau process owner.

2. Agenda dan Narasi Training Hari Pertama - Rabu, 5 Agustus 2026

Training dimulai pukul 13.00 WIB. Fokus sesi hari ini adalah pemahaman alur awal customer sampai Work Order; proses Operational, Armada, TyMS, Inventory, dan Finance dilanjutkan pada sesi berikutnya.

Waktu	Materi	Bagian yang perlu hadir
13.00-13.20	Pembukaan, tujuan training, dan gambaran alur SOLOG	Seluruh peserta hari ini
13.20-14.00	Login, user access, Setting, dan Dashboard singkat	System Admin / Setting
14.00-14.45	Contact, Customer, dan Vendor	Contacts / Master Data
14.45-14.55	Istirahat	-
14.55-15.40	Marketing: Inquiry, Price List, dan Quotation	Marketing / Commercial / Customer Service
15.40-16.20	Work Order dan handoff ke Operational	Marketing / Customer Service dan perwakilan Operational
16.20-16.30	Tanya jawab, catatan kendala, dan persiapan sesi berikutnya	Seluruh peserta hari ini

Bagian yang belum wajib hadir hari ini adalah Finance, Inventory/Warehouse, Armada dan Pengemudi, serta TyMS. Mereka dilibatkan pada sesi sesuai modul masing-masing.

Narasi yang disampaikan pada sesi hari ini

Gunakan narasi berikut sesuai urutan sesi. Narasi ini cukup disampaikan dengan bahasa kerja sehari-hari; tidak perlu menjelaskan seluruh menu sekaligus.

Pembukaan - 13.00-13.20 (Peta Proses SOLOG)

Hari ini kita mulai dari alur paling depan, yaitu bagaimana data customer disiapkan, permintaan customer dicatat, lalu menjadi Work Order. Setelah Work Order siap, proses tersebut baru diteruskan ke tim Operational untuk dikerjakan.
Login, akses, Setting dan Dashboard - 13.20-14.00

Sebelum transaksi dibuat, pastikan setiap orang masuk menggunakan user yang sesuai. Dashboard dipakai untuk melihat ringkasan informasi, sedangkan hak akses menentukan menu dan tindakan yang boleh dilakukan oleh masing-masing fungsi.
Contact, Customer, dan Vendor - 14.00-14.45

Customer dan vendor harus dibuat dengan data yang benar sejak awal. Nama, alamat, pajak, termin, rekening, dan contact person perlu dicek supaya tidak muncul data ganda atau salah saat proses penawaran, tagihan, maupun pembayaran.
Inquiry, Price List, dan Quotation - 14.55-15.40

Saat ada permintaan customer, kita cek dulu kebutuhan layanan dan harga yang berlaku. Jika masih tahap penawaran, prosesnya melalui Inquiry dan Quotation. Jika harga atau kontrak sudah jelas, data tersebut menjadi dasar untuk membuat Work Order.
Work Order dan handoff ke Operational - 15.40-16.20

Work Order adalah titik serah terima dari tim Commercial ke Operational. Work Order harus sudah memuat customer, layanan, rute, jadwal, tarif, dan kebutuhan pekerjaan agar Operational dapat menurunkannya menjadi Job Order tanpa menebak data yang belum lengkap.
Penutup - 16.20-16.30

Hari ini kita berhenti pada Work Order. Pada sesi berikutnya, Work Order akan diteruskan ke Job Order, armada atau driver, dokumen operasional, inventory bila ada barang, serta proses tagihan dan finance.

3. Agenda dan Narasi Training Hari Kedua - Kamis, 6 Agustus 2026

Training dimulai pukul 13.00 WIB. Fokus sesi hari ini adalah pelaksanaan pekerjaan setelah Work Order, kesiapan armada dan driver, serta proses TyMS. Finance, Inventory/Warehouse, dan Purchasing hanya perlu standby bila ada pertanyaan yang terkait biaya atau transaksi ban.

Waktu	Materi	Bagian yang perlu hadir
13.00-14.20	Operational: Job Order, dokumen, progress, biaya, dan billing	Operational, Dispatcher, Billing
14.20-14.30	Istirahat	-
14.30-15.20	Armada dan Pengemudi: kesiapan kendaraan, driver, checklist, dan maintenance	Fleet, Driver, Maintenance
15.20-16.15	TyMS: data ban, stok, assessment, lepas/pasang, dan kontrol transaksi ban	Tyre Admin, Fleet, Inventory terkait
16.15-16.30	Tanya jawab dan catatan kendala	Seluruh peserta hari ini

PIC yang perlu hadir berdasarkan formulir RACI:

Operational: Vera, Tiwuk, Yudha, Lidia, Asri, Wawan, Alfan, Eriksen, Teguh, Indri, dan Yomi.
Armada dan Pengemudi: Lina, Rizki, Rifki, dan Wawan.
TyMS: Lina, Rizki, Rifki, dan Tiwuk.

Narasi yang disampaikan pada sesi hari kedua

Operational - 13.00-14.20
Halaman yang dibuka: Job Order, Packing List dan Manifest, Delivery Order, Operational Progress, Vendor Job, dan Invoice.

Work Order yang sudah lengkap diturunkan menjadi Job Order. Setelah itu tim Operational menyiapkan dokumen pelaksanaan, memperbarui progress, mencatat biaya atau vendor job bila ada, dan memastikan dokumen cukup sebelum proses billing atau invoice diteruskan.
Armada dan Pengemudi - 14.30-15.20
Halaman yang dibuka: All Vehicles, All Driver, Vehicle Checklist, Vehicle Maintenance, dan Document Control.

Sebelum Job Order dijalankan, pastikan kendaraan dan driver yang dipilih siap. Cek status kendaraan, kelengkapan dokumen, kelayakan, dan maintenance. Jika ada kendaraan belum siap, catat kendalanya dan tentukan pengganti atau tindak lanjutnya.
TyMS - 15.20-16.15
Halaman yang dibuka: Master Ban, Daftar Ban, Assessment Ban, Lepas Pasang Ban, dan Stock Ban Summary.

TyMS dipakai untuk menelusuri ban yang digunakan kendaraan. Mulai dari master dan stok ban, kemudian lihat hasil assessment. Setiap lepas atau pasang ban perlu dicatat agar posisi, kondisi, dan stok ban tetap sesuai dengan kondisi fisik.
Penutup - 16.15-16.30

Tutup sesi dengan mencatat kendala yang ditemukan pada Job Order, kendaraan, driver, atau ban. Sampaikan bahwa pembahasan Inventory, Warehouse, Finance, dan Accounting dilanjutkan pada sesi berikutnya sesuai kebutuhan proses.

4. Urutan penjelasan yang disarankan

Ikuti urutan berikut agar peserta tidak langsung tenggelam di banyak menu.

Urutan	Yang dijelaskan	Tujuan
1	Gambaran SOLOG	Menyamakan pemahaman bahwa SOLOG terdiri dari master data, transaksi operasional, inventory/warehouse, armada, TyMS, dan finance.
2	Master data	Menjelaskan data apa yang harus benar sebelum transaksi boleh dibuat.
3	Alur utama order	Menjelaskan Work Order → Job Order → Manifest/Delivery Order → Invoice.
4	Cabang proses	Menjelaskan kapan alur bercabang ke Warehouse, Vehicles/Driver, TyMS, Vendor Job, PR/PO/GR, atau Finance.
5	Titik kontrol	Menjelaskan pemeriksaan status, dokumen, biaya, approval, dan rekonsiliasi.
6	Penetapan PIC	Menentukan pembuat, pemeriksa, approver, pihak yang dikonsultasikan, dan penerima informasi.
7	Gap keputusan	Mencatat hal yang belum final, misalnya SOLOG versus Accurate, aturan approval, status final, atau hak akses.

5. Narasi alur utama yang mudah disampaikan

Gunakan narasi ini saat menjelaskan end-to-end.

Data dasar disiapkan lebih dulu.
Customer, vendor, driver, kendaraan, rute, service, tarif, warehouse, item, akun, pajak, dan user harus benar. Jika master data salah, transaksi berikutnya ikut salah.
Permintaan customer masuk.
Permintaan bisa langsung menjadi Work Order bila customer/tarif sudah jelas, atau melewati Leads, Opportunity, Inquiry, Quotation, dan Contract bila masih berupa penawaran.
Work Order menjadi dasar pekerjaan.
Work Order menjelaskan siapa customer-nya, layanan apa yang diminta, rute, jadwal, harga, dan referensi dokumen.
Job Order dipakai untuk pelaksanaan.
Satu Work Order dapat menjadi satu atau beberapa Job Order. Di tahap ini ditentukan kebutuhan armada, driver, vendor, warehouse, atau sumber daya lain.
Jika ada barang/stok, proses masuk ke Inventory/Warehouse.
Contohnya Good Receipt, Quality Check, Put Away, Picking Order, Packaging, Stock List, Usage, Transfer Mutation, Stock Adjustment, atau Stock Opname.
Jika memakai armada, proses masuk ke Vehicles, Driver, dan TyMS.
Kesiapan kendaraan, driver, trailer, maintenance, dokumen kendaraan, posisi kendaraan, serta kondisi ban perlu diperiksa.
Dokumen pelaksanaan dibuat.
Manifest/Packing List dan Delivery Order dipakai sebagai rujukan pekerjaan lapangan. Nomor WO, JO, Manifest, dan Delivery Order harus bisa ditelusuri.
Progres pekerjaan diperbarui.
Status perjalanan, bukti serah terima, biaya tambahan, claim, atau kendala harus dicatat agar pekerjaan bisa ditutup dan ditagihkan.
Invoice customer dibuat setelah pekerjaan layak ditagihkan.
Billing perlu memeriksa dokumen operasional, tarif, pajak, termin, bukti pendukung, dan duplikasi tagihan.
Biaya dan tagihan vendor dicatat.
Biaya dapat berasal dari vendor job, pembelian barang, maintenance, kas/bank, reimburse, kas bon, atau transaksi lain. Untuk pembelian barang, alur utamanya adalah Purchase Request → Purchase Order → Good Receipt → Vendor Bill → Payable → Payment.
Finance melakukan pencatatan dan rekonsiliasi.
Hutang, piutang, kas/bank, jurnal, pajak, budgeting, cashplan, cash count, dan closing perlu dipisahkan mana yang dilakukan di SOLOG, Accurate, atau manual.
Laporan dan closing dilakukan setelah semua proses selesai.
Sebelum closing, pastikan transaksi operasional, stok, hutang, piutang, pembayaran, dan jurnal sudah direkonsiliasi.

6. Pertanyaan wajib untuk menentukan PIC

Untuk setiap proses, tanyakan lima pertanyaan ini.

Pertanyaan	Tujuan	Diisi ke
Siapa yang membuat transaksi?	Menentukan pelaksana utama atau Responsible.	Matriks PIC/RACI kolom R
Siapa yang memeriksa?	Menentukan checker agar data tidak langsung disetujui oleh pembuat.	Matriks PIC/RACI kolom C/checker
Siapa yang menyetujui?	Menentukan Accountable/approver dan batas kewenangan.	Matriks PIC/RACI kolom A
Siapa yang perlu diberi tahu?	Menentukan pihak penerima informasi, misalnya Finance, Operational, Customer Service, atau Management.	Matriks PIC/RACI kolom I
Siapa pemilik master data?	Menentukan owner data dasar agar perubahan master tidak liar.	Register Master Data

Jangan langsung meminta nama orang. Mulai dari fungsi dulu, misalnya Billing Admin, AP Admin, Warehouse Receiving, Fleet Admin, Dispatcher, Finance Manager, atau System Admin. Nama personal diisi setelah fungsi disepakati.

7. PIC minimal per kelompok proses

Gunakan tabel ini sebagai daftar peran yang perlu ditetapkan.

Kelompok proses	PIC/fungsi yang perlu ada	Keputusan yang perlu disepakati
Master data dan akses	System Admin, Master Data Admin, process owner tiap modul, approver perubahan master	Siapa boleh membuat/mengubah master; bagaimana mencegah duplikasi; siapa review berkala.
Contacts dan customer/vendor	Commercial/Customer Service, Purchasing, Finance, Master Data Admin	Customer/vendor resmi dibuat di SOLOG, Accurate, atau keduanya; siapa memeriksa pajak, termin, rekening, dan dokumen.
Marketing dan Work Order	Sales/Marketing, Pricing, Commercial Approver, Operational handoff	Kapan inquiry/quotation/contract wajib; siapa menyetujui harga dan kontrak.
Job Order dan operasional	Operational Admin, Planner/Dispatcher, Operational Supervisor, Customer Service	Siapa membuat JO, siapa mengubah jadwal/armada, siapa menutup pekerjaan, dan apa syarat selesai.
Manifest dan Delivery Order	Dispatcher, Admin Operasional, Driver Admin, Checker Dokumen	Siapa membuat manifest/DO, siapa menyerahkan dokumen, siapa menerima bukti kembali.
Vehicles dan Driver	Fleet Admin, Driver Admin, Maintenance, Fleet Supervisor	Siapa menjaga master kendaraan/driver, dokumen, checklist, maintenance, dan mutasi kendaraan.
TyMS	Tyre Admin, Fleet/Maintenance, Purchasing, Vendor Coordinator	Siapa mengelola master ban, stok ban, assessment, vulkanisir, storing, dan write-off.
Inventory dan Warehouse	Inventory Control, Warehouse Receiving, QC, Put Away, Picker, Packer, Warehouse Supervisor	Siapa menerima barang, memeriksa kondisi, menempatkan barang, picking, packaging, opname, dan adjustment.
Pengadaan barang	Requester, Purchasing, Receiving, AP Admin, Approver	Batas PR/PO, siapa approve, kapan GR dianggap sah, dan kapan Vendor Bill boleh dibuat.
Finance AR	Billing Admin, AR Admin, Tax, Treasury, Finance Checker	Kapan invoice dibuat, siapa memeriksa pajak/tarif, siapa konfirmasi pembayaran, dan siapa approve koreksi.
Finance AP	AP Admin, Verifier Dokumen, Treasury, Tax, Accounting	Kapan hutang sah, siapa mencocokkan PO–GR–Vendor Bill, siapa approve pembayaran.
Accounting dan closing	Accounting, Chief Accounting, Finance Manager, Internal Control/Auditor	SOLOG/Accurate/manual sebagai system of record, aturan jurnal, posting, rekonsiliasi, closing, dan reopen.

8. Kebutuhan data yang harus ditanyakan

Saat rapat, gunakan urutan kebutuhan data berikut.

A. Data organisasi dan akses

Area, Company, Branch.
User, group, hak akses, multi-branch, dashboard.
PIC pembuat, pemeriksa, approver, dan cadangan.

B. Data pihak eksternal dan internal

Customer, vendor/supplier, bengkel, SPBU, driver, contact person.
NPWP/pajak, rekening, termin, limit, alamat, dokumen legal.
Aturan satu contact bisa punya beberapa peran atau harus dipisah.

C. Data komersial dan operasional

Service, rute, price list, contract price, vendor price.
Commodity, container/vehicle type, jadwal, voyage bila ada.
Biaya standar, status proses, dan syarat approval.

D. Data armada dan driver

Vehicle head, trailer, hubungan head–trailer, owner kendaraan.
Driver, dokumen driver, dokumen kendaraan, maintenance, checklist.
Ban, posisi ban, status ban, vendor vulkanisir, storing, write-off.

E. Data inventory dan warehouse

Warehouse, bin location, storage type, item category, item master, unit.
Minimum stock, stock awal, customer owner barang, supplier.
Pallet master, stock pallet, usage, migration, deletion.

F. Data finance

Chart of Accounts, default account, pajak, kategori kas.
Saldo awal akun, hutang, piutang, uang muka supplier/customer.
Kas/bank, cheque/giro, jurnal, cash advance, reimburse, budgeting, cashplan, closing.
Keputusan system of record: SOLOG, Accurate, atau manual.

9. Cara menjelaskan variasi alur

Jika peserta bertanya kenapa alurnya bercabang, jelaskan seperti ini:

Alur dasarnya tetap sama, yaitu dari permintaan sampai pelaksanaan dan penagihan. Yang berubah adalah modul tambahan yang terlibat. Jika transaksi memakai barang, masuk ke Warehouse. Jika memakai kendaraan, masuk ke Vehicles dan Driver. Jika memakai ban, masuk ke TyMS. Jika menimbulkan pembelian atau hutang, masuk ke PR/PO/Good Receipt/Vendor Bill dan Finance. Jika transaksi hanya jasa angkutan langsung, sebagian cabang bisa dilewati.

Contoh variasi:

Kondisi transaksi	Cabang yang ditambahkan
Pengiriman jasa langsung	Work Order → Job Order → Manifest/Delivery Order → Invoice
Pengiriman barang yang disimpan dulu	Good Receipt → QC → Put Away → Picking → Packaging
Pembelian barang operasional	Purchase Request → Purchase Order → Good Receipt → Vendor Bill → Payment
Penggunaan barang dari stok	Picking/Item Usage → Stock berkurang → pembebanan biaya
Pemindahan antar gudang	Transfer Mutation → stok asal berkurang → stok tujuan bertambah
Biaya vendor/subkontrak	Vendor Job/Vendor Bill → Payable → Payment
Pembayaran customer	Invoice → Receivables → Payment/konfirmasi → rekonsiliasi
Penyesuaian stok	Stock Opname/Adjustment/Write-Off → approval → rekonsiliasi stok dan nilai

10. Batasan yang perlu disampaikan saat presentasi

Sampaikan batasan ini agar peserta paham mana yang sudah terbukti dan mana yang masih perlu keputusan.

Dokumentasi UI dibuat dari SOLOG dev secara read-only.
Tombol penyimpanan, approval, posting, delete, finish, upload, dan submit tidak dijalankan.
Isi transaksi historis tidak menjadi bagian SOP.
Screenshot menjelaskan tampilan dan posisi elemen, bukan membuktikan dampak transaksi.
Keputusan PIC, approval, hak akses, dan system of record harus disahkan OLR.
Finance perlu keputusan khusus karena sebagian proses OLR memakai Accurate atau manual.

11. Format penutupan rapat

Tutup penjelasan dengan daftar keputusan berikut.

Keputusan	Pertanyaan
Alur final	Apakah urutan proses sudah sesuai praktik OLR?
PIC	Siapa Responsible, Accountable, Consulted, dan Informed untuk setiap proses?
Master data	Master apa yang harus dibersihkan atau dilengkapi sebelum training/go-live?
Hak akses	Role apa yang boleh Add, Edit, Save, Approve, Delete, Finish, Upload, Post, atau Closing?
Finance	Transaksi mana yang resmi di SOLOG, Accurate, atau manual?
Gap	Bagian mana yang perlu simulasi lanjutan atau keputusan manajemen?

Hasil rapat kemudian dimasukkan ke 04 - Matriks PIC dan RACI Proses SOLOG dan 05 - Register Master Data SOLOG.

Panduan SOLOG

Explorer

06 - Panduan Menjelaskan SOLOG dan Menetapkan PIC