Initial Inventory
Tujuan, pengguna, dan navigasi
Mencatat saldo awal item per warehouse pada saat implementasi, migrasi, atau cutover berdasarkan hasil stock opname dan rekonsiliasi yang disetujui. Halaman ini berdampak pada jumlah dan nilai persediaan sehingga penggunaannya memerlukan pemisahan pelaksana, pemeriksa, dan approver.
Navigasi: Inventory → Initial Inventory
Fungsi yang relevan: Inventory Control/Warehouse sebagai preparer, process owner sebagai checker/approver, dan Finance sebagai pihak rekonsiliasi nilai. Nama PIC aktual belum diisi sampai OLR menetapkannya pada 04 - Matriks PIC dan RACI Proses SOLOG.
Alur dan variasi
Stock opname + tanggal cutover + master Warehouse/Item → Initial Inventory → Stock by Warehouse/Bin → rekonsiliasi Finance
Variasi terjadi per Warehouse, Item, tanggal transaksi, Qty, dan Price per Item. Aplikasi menampilkan satu baris per transaksi/item pada daftar. Mekanisme approval, posting jurnal, edit, atau pembatalan belum diverifikasi.
Halaman daftar
| No. | Elemen | Fungsi |
|---|---|---|
| 1 | Export Excel | Mengeluarkan daftar sesuai hak akses dan filter. |
| 2 | Filter | Membuka/menutup parameter penyaringan. |
| 3 | Add | Membuka form saldo awal baru. |
Kolom daftar yang terlihat: Branch, Warehouse, Date, Kode Transaksi, Item Name, Sub Kategori, Qty, Price per Item, Total, Description. Baris transaksi, nilai, lokasi, dan identitas item existing disamarkan.
Form kosong
| No. | Kelompok field/tombol |
|---|---|
| 1 | Warehouse, Item, Transaction Date, Qty, Price per Item, Description |
| 2 | Back — kembali tanpa menyimpan. |
| 3 | Save — menyimpan; tidak digunakan saat verifikasi. |
Form menampilkan nilai awal sistem untuk tanggal, Qty, dan Price per Item. Nilai tersebut bukan contoh instruksi; pengguna wajib menggantinya sesuai dokumen cutover yang disetujui.
Prasyarat dan master data
| Data | Owner fungsi | Pemeriksaan |
|---|---|---|
| Tanggal cutover | Process owner | Periode telah dikunci/disepakati dan tidak tumpang tindih dengan transaksi berjalan. |
| Warehouse | Warehouse/Inventory | Aktif dan sesuai lokasi fisik. |
| Item Master dan Unit | Master data/Inventory | Aktif, tidak duplikat, dan satuan benar. |
| Qty awal | Warehouse + checker | Berasal dari stock opname yang ditandatangani. |
| Price per Item | Finance | Metode nilai dan angka telah direkonsiliasi. |
| Bukti persetujuan | Approver OLR | Tersedia sebelum input. |
Pemisahan system of record SOLOG–Accurate–manual dicatat pada 05 - Register Master Data SOLOG dan harus diputuskan Finance.
SOP operasional
- Tetapkan tanggal cutover, ruang lingkup Warehouse, dan penanggung jawab.
- Hentikan atau kendalikan pergerakan stok sesuai rencana cutover.
- Lakukan stock opname dan rekonsiliasi Item, Unit, Qty, serta Price per Item.
- Pastikan Warehouse dan Item Master sudah aktif dan tidak duplikat.
- Preparer membuka Add, lalu memilih Warehouse dan Item berdasarkan daftar yang disetujui.
- Preparer mengisi Transaction Date, Qty, Price per Item, dan Description sebagai referensi cutover.
- Checker membandingkan ulang dengan lembar stock opname; Finance memeriksa nilai.
- Hanya user berwenang yang boleh melakukan Save setelah persetujuan. Langkah ini tidak dilakukan dalam kajian dokumentasi.
- Setelah transaksi resmi dibuat, rekonsiliasi dengan Stock by Warehouse/Bin, daftar Initial Inventory, dan catatan Finance.
- Catat selisih sebagai exception; jangan membuat saldo awal kedua tanpa keputusan koreksi yang terdokumentasi.
Lampiran, keluaran, dan hubungan
- Lampiran/input: hasil stock opname, daftar saldo awal, dasar penilaian, dan persetujuan cutover.
- Keluaran: transaksi Initial Inventory dan file Excel daftar bila diekspor.
- Hubungan: 01 - Inventory Setting, 03 - Item Master, 14 - Stock List, 15 - Stock By Warehouse, 27 - Warehouse Stock List, serta Finance/Accurate/manual untuk rekonsiliasi nilai.
Checklist
- Tanggal cutover dan Warehouse benar.
- Item, Unit, Qty, dan Price per Item sesuai dokumen.
- Checker dan Finance telah melakukan rekonsiliasi.
- Tidak ada saldo awal ganda.
- Bukti approval dan exception tersimpan.
- Isi transaksi existing tidak disalin ke SOP.
Gap verifikasi
- Tombol/status approval, posting jurnal, edit, pembatalan, dan lampiran tidak terlihat pada form yang diperiksa.
- Integrasi atau sinkronisasi nilai ke Accurate belum terverifikasi.
- Validasi sesudah Save tidak diuji.