Vendor Bills
Tujuan, pengguna, dan navigasi
Vendor Bills mencatat tagihan supplier/vendor dengan rujukan penerimaan barang sebagai dasar pencocokan tagihan dan pembayaran. Digunakan oleh Purchasing, Inventory/Receiving, Finance/AP, checker, dan approver.
Navigasi: Inventory → Vendor Bills
Judul halaman: Invoice Vendor / Tagihan Vendor
Nama PIC aktual belum ditetapkan; pembagian preparer–checker–approver dan pihak rekonsiliasi dicatat pada 04 - Matriks PIC dan RACI Proses SOLOG.
Alur dan variasi
Purchase Order + Good Receipt + invoice vendor → Vendor Bills → verifikasi AP → pembayaran
Variasi mengikuti Wilayah/Branch, supplier, tanggal invoice/tagihan, tanggal diterima, jatuh tempo, detail Good Receipt, PPN, total, status pembayaran, dan status dokumen. UI form menampilkan pemilihan Good Receipt, tetapi dampak otomatis ke payable/jurnal atau Accurate belum diuji.
Halaman daftar
| No. | Elemen | Fungsi |
|---|---|---|
| 1 | Filter | Membuka/menutup parameter penyaringan; isi filter belum diperiksa. |
| 2 | Add | Membuka form Tambah Tagihan Vendor. |
Kolom daftar: Wilayah, No Invoice, Supplier/Vendor, Tgl Tagihan, Tgl Diterima, Total, Status Pembayaran, Status. Pencarian, pengaturan jumlah baris, pagination, dan pengurutan juga terlihat. Isi vendor, invoice, nilai, dan status existing disamarkan.
Form kosong — data utama
| No. | Field |
|---|---|
| 1 | Branch, Supplier, Tgl Invoice, Tgl Terima, Jatuh Tempo, Keterangan |
Field bertanda *: Supplier, Tgl Invoice, Tgl Terima, Jatuh Tempo. Nilai Branch default yang tampil pada form telah disamarkan. Tanggal pada screenshot merupakan default sistem, bukan contoh nilai transaksi.
Form kosong — detail dan tombol
| No. | Elemen | Fungsi |
|---|---|---|
| 1 | Cari Good Receipt | Membuka pencarian penerimaan sebagai sumber detail tagihan; tidak diklik dalam verifikasi. |
| 2 | Detail Tagihan | Kolom: No. BTSB, Nama Item, Deskripsi, Total, PPN. |
| 3 | Ringkasan | Sub Total, Total PPN, Total Tagihan. |
| 4 | Back | Kembali tanpa menyimpan. |
| 5 | Save | Menyimpan tagihan; tidak digunakan. |
UI menulis No. BTSB pada detail Vendor Bills, sedangkan halaman Good Receipt/Picking menampilkan No. BSTB. Perbedaan istilah ini perlu konfirmasi OLR.
Prasyarat dan master data
| Data | Owner fungsi | Pemeriksaan |
|---|---|---|
| Branch/Wilayah | System Admin/Finance | Sesuai entitas pembukuan. |
| Supplier/Vendor | Purchasing + Finance | Sama dengan PO, invoice, dan profil vendor yang sah. |
| Purchase Order | Purchasing | Harga, item, jumlah, termin, dan pajak benar. |
| Good Receipt | Receiving/Warehouse | Barang sudah diterima dan tidak dicatat ganda. |
| Invoice dan faktur pajak | AP/Tax | Nomor, tanggal, nilai, dan dokumen valid. |
| Retur, uang muka, credit note | Purchasing + Finance | Telah diperhitungkan. |
System of record SOLOG–Accurate–manual serta owner rekonsiliasinya tetap menunggu keputusan Finance pada 05 - Register Master Data SOLOG.
SOP proses
- AP menerima invoice dan dokumen pajak vendor.
- Cocokkan supplier, PO, Good Receipt, item, jumlah, harga, pajak, serta total.
- Perhitungkan retur, uang muka, credit note, dan selisih.
- Buka daftar Vendor Bills dan cari No Invoice/supplier/status untuk mencegah tagihan ganda.
- Buka Add, pastikan Branch benar, lalu pilih Supplier.
- Isi Tgl Invoice, Tgl Terima, Jatuh Tempo, dan Keterangan.
- Gunakan Cari Good Receipt untuk memilih penerimaan yang sah; periksa Detail Tagihan, PPN, dan ringkasan total.
- Checker melakukan three-way match PO–Good Receipt–invoice.
- Hanya user berwenang yang melakukan Save setelah approval; langkah ini tidak dilakukan dalam kajian.
- Finance merekonsiliasi payable/pembayaran antara SOLOG, Accurate, dan catatan manual sesuai keputusan OLR.
Lampiran, keluaran, dan hubungan
- Input/lampiran: PO, Good Receipt, invoice vendor, faktur pajak, retur/credit note, dan bukti uang muka.
- Keluaran: Vendor Bill dengan No Invoice, tanggal, total, status pembayaran, serta status dokumen.
- Hubungan: 06 - Purchase Order, 07 - Purchase Order Returns, 08 - Good Receipt, Finance Payables, Accurate, dan proses pembayaran.
Checklist
- Supplier, Branch, PO, Good Receipt, dan invoice cocok.
- Tanggal, jatuh tempo, pajak, subtotal, dan total benar.
- Retur/uang muka/credit note telah diperhitungkan.
- Three-way match dan approval terdokumentasi.
- Tidak ada invoice atau Good Receipt yang ditagihkan ganda.
Gap verifikasi
- Parameter Filter, validasi setelah Cari Good Receipt, attachment, approval, Save, posting payable/jurnal, dan pembayaran belum diuji.
- Asal otomatis No Invoice dan definisi status belum dikonfirmasi.
- Arah sinkronisasi SOLOG–Accurate–manual belum diputuskan.