Write-Off
Tujuan
Mencatat penghapusan persediaan yang tidak lagi layak atau tidak dapat digunakan berdasarkan alasan, bukti, dan persetujuan yang sah.
Pengguna
- Inventory Control.
- Warehouse.
- Supervisor/management approver.
- Finance/Accounting.
Navigasi
Inventory → Write-Off
Hubungan dengan proses
Identifikasi barang → pemeriksaan → input permintaan Write-Off → pemeriksaan/approval → rekonsiliasi stok dan nilai
Variasi yang terlihat pada UI adalah Type. Daftar memperlihatkan status serta tanggal diminta/disetujui, tetapi perpindahan status, approval, pengurangan stok, dan jurnal tidak diuji karena kajian read-only.
Prasyarat dan master data
| Data | Sumber/pemeriksaan |
|---|---|
| Branch | Pilihan wajib pada form; pastikan sesuai lokasi pemilik stok |
| Type | Pilihan wajib; daftar nilai belum dibuka dalam kajian |
| Tanggal | Wajib; terisi tanggal berjalan pada form kosong |
| Remark | Wajib; dasar permintaan harus dapat ditelusuri |
| Item | Dipilih melalui Add Item |
| Ketersediaan dan jumlah diminta | Cocokkan Available Qty dan Requested Qty dengan pemeriksaan fisik |
| Persetujuan | PIC dan batas kewenangan harus diputuskan OLR |
Tampilan halaman
Daftar
| No | Elemen | Fungsi dan batasan |
|---|---|---|
| 1 | Filter | Membuka parameter penyaringan; parameter di dalamnya belum dipetakan. |
| 2 | Add | Membuka form Write-Off baru. |
| 3 | Jumlah data | Menentukan jumlah baris per halaman. |
| 4 | Pencarian | Mencari pada daftar yang tersedia. |
| 5 | Tabel | Menampilkan Cabang, Code, Type, Remark, Tanggal Diminta, Status, Tanggal Disetujui, dan aksi detail. Isi transaksi disamarkan. |
Form kosong
| No | Elemen | Fungsi dan batasan |
|---|---|---|
| 1 | Branch * | Menetapkan cabang permintaan. |
| 2 | Type * | Menetapkan tipe Write-Off; opsi tidak dibuka dalam kajian. |
| 3 | Tanggal * | Tanggal permintaan. |
| 4 | Remark * | Alasan/keterangan permintaan. |
| 5 | Add Item | Membuka pemilihan barang; tidak ditekan dalam kajian. |
| 6 | Tabel Items | Menampung Item Code, Item Name, No. Part, Category, Available Qty, dan Requested Qty. |
| 7 | Kembali | Kembali ke daftar tanpa menyimpan. |
| 8 | Save | Menyimpan input; tidak ditekan dan dampak statusnya belum diverifikasi. |
Tombol, tab, filter, dan kolom
| Elemen | Fakta UI | Status kajian |
|---|---|---|
| Filter dan pencarian | Terlihat pada daftar | Terverifikasi |
| Add | Alamat form terlihat langsung | Terverifikasi |
| Field wajib | Branch, Type, Tanggal, Remark | Terverifikasi |
| Detail item | Item Code, Item Name, No. Part, Category, Available Qty, Requested Qty | Terverifikasi |
| Attachment | Tidak terlihat pada viewport form kosong | Belum dapat diklaim tersedia |
| Approval/finalisasi | Status/tanggal persetujuan terlihat pada daftar | Mekanisme tidak diuji |
Prosedur
- Pisahkan dan identifikasi barang yang diusulkan untuk Write-Off sesuai prosedur fisik OLR.
- Dari daftar Write-Off, gunakan Filter atau Pencarian untuk memastikan permintaan belum pernah dibuat.
- Pilih Add.
- Pilih Branch dan Type yang sesuai.
- Periksa Tanggal, lalu isi Remark yang jelas dan dapat ditelusuri.
- Pilih Add Item, tentukan barang, dan bandingkan Available Qty dengan kondisi fisik.
- Isi Requested Qty sesuai hasil pemeriksaan.
- Periksa kembali branch, type, tanggal, remark, item, dan jumlah.
- Di penggunaan operasional, Save hanya boleh dilakukan oleh PIC berwenang. Mekanisme approval setelah Save perlu dikonfirmasi OLR.
- Setelah transaksi disetujui, rekonsiliasi saldo dan dampak nilai pada sistem resmi Finance.
Lampiran dan keluaran
- Record Write-Off beserta kode, tanggal permintaan, status, dan tanggal persetujuan.
- Berita acara/foto sebagai dokumen eksternal bila diwajibkan kebijakan OLR; field lampiran tidak terlihat pada form yang dikaji.
- Bukti rekonsiliasi stok.
- Bukti jurnal/biaya pada sistem resmi Finance bila berlaku.
Hubungan dengan modul lain
| Modul | Hubungan |
|---|---|
| Stock List | Sumber dan hasil saldo |
| Warehouse | Isolasi serta disposal fisik |
| Item Master | Identitas item dan kategori |
| Finance & Accounting/Accurate | Nilai dan jurnal penghapusan; system of record belum diputuskan |
Pemeriksaan akhir
- Barang dipisahkan dari stok tersedia.
- Branch, type, tanggal, remark, item, dan requested qty benar.
- Available Qty sudah dibandingkan dengan kondisi fisik.
- Bukti eksternal dan approval lengkap sesuai kebijakan OLR.
- Stock serta nilai direkonsiliasi.
Catatan operasional
Kajian membuka daftar dan form kosong secara read-only. Add Item serta Save tidak ditekan. Dampak otomatis ke stok, jurnal, attachment, dan aturan approval tetap menjadi gap yang harus dikonfirmasi kepada process owner OLR.